Ammattiharjoittelijoista osaaviksi työntekijöiksi toimivan rekrytointijärjestelmän avulla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia ja parantaa käytössä olevaa sähköistä rekrytointijärjestelmä Saimaa yritykselle Restel Oy. Henkilöstöjärjestelmässä on käytössä kaksi erillistä puolta yritykselle: työntekijät ja ammattiharjoittelijat. Yrityksen nykyhetken ongelmana on hajanainen rekrytointijärjestelmä harjoittelijatietojen puolelta, joka ei tarjoa parhaita välineitä ammattiharjoittelijoiden työllistämiseen harjoittelujakson jälkeen.

Tarkoituksenamme on paneutua ammattiharjoittelijoiden tietokantaan ja löytää keinoja siihen, miten sähköistä tietojärjestelmää voidaan käyttää tukena rekrytointitarpeissa ja tehostaa näin rekrytointiprosesseja kustannussäästöjä silmälläpitäen. Tutkimuksen avulla kerätään lisää tietoa rekrytointijärjestelmän toimivuudesta sekä siihen liittyvistä ongelmista. Tietojen keruuta kohdennetaan niin, että ne ovat käyttäjilleen mahdollisimman hyvin keskitettyjä ja tulokset tarpeeksi informatiivisia jatko-ohjeistuksien tekemistä varten.

Teoreettinen viitekehys pohjautuu rekrytointiin sekä sen mahdollisuuksiin ja haasteisiin sähköistymisen myötä. Viitekehys on rakennettu tutkimalla aiheen kirjallisuutta sekä aineistotietokantoja. Empiirinen osuus muodostuu haastattelusta.

Käyttäjätutkimus toteutetaan syksynä 2014 etähaastatteluina ja henkilökohtaisilla haastatteluilla. Tutkimuksen vastaajiksi on valittu rekrytoijia HR-palveluista sekä esimiehiä ketjun eri yksiköistä, jotka käyttävät järjestelmää osana työnkuvaansa. Tutkimuksen tarkoituksena on helpottaa yrityksen rekrytointihaasteita. Tärkeä painopiste on havainnoida nykyisiä ongelmakohtia ja oikaista niitä, sekä jakaa esimiehille informaatiota tietojen syöttämisen hyödystä ja tärkeydestä. Analysoitujen haastattelujen sekä teorian pohjalta luodaan ohjeistus yrityksen työntekijöille sekä kehitysehdotuksia jatkoa varten.

The purpose of this thesis is to examine and improve an electronic recruitment system called Saima for Restel Ltd. The recruitment system has two separate features for the company, personnel and interns. The company’s current problem is the interns’ discontinuous recruitment system, which does not offer the best tools to employ the interns after the internship.

The goal of this study is to focus on the interns’ recruitment system and find methods of how to use it to support the needs of recruitment and how to make the recruitment process more cost-effective. More information about the recruitment system as well as its functionality and problems is gathered in this thesis. The collection of data is targeted in such a way that this data is as applicable as possible for its users, and the results are informative enough to form a basis for creating further instruction.

The theoretical framework of this thesis is based on recruitment as well as on its possibilities and challenges when using electronic services. Studying the literature and material based on the subject forms the framework. The empirical part of the study consists of the results of the interviews and questionnaires.

The study were executed in summer 2014 by sending questionnaires and conducting interviews. The interviewees of the survey are company’s recruiters and superiors from different units who use the recruitment system Saima. The purpose of the study is to make recruitment easier. The main focus is on observing the current problem areas and resolve them. In addition, this thesis provides information to superiors on importance and benefits of entering data to Saima. The provided instructions and development suggestions are based on the analyzed data and the theoretical background.