Kaupungin kirjaamotoiminnan kehittäminen digitaalisin keinoin

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten kaupungin kirjaamon toimintaa olisi mahdollista kehittää digitaalisin keinoin. Sen tarkoituksena oli ensin kartoittaa kirjaamon nykytilaa ja sen haasteita, ja sitten löytää ongelmiin ratkaisuja nykyteknologian avulla. Tutkimuksella pyrittiin löytämään tapoja, joilla kaupungin kirjaamon toimintaa voitaisiin tehostaa ja automatisoida sekä samalla vähentää manuaalisia ja rutiininomaisia työvaiheita. Tutkimuksessa keskityttiin yhden tapauksen, Vantaan kaupungin kirjaamon, toiminnan kehittämiseen.

Kaupungin kirjaamo vastaanottaa kaupungille saapuvat sähköiset ja paperiset asiakirjat ja rekisteröi ne kaupungin diaariin sekä toimittaa ne eteenpäin asian valmistelijalle. Kirjaamotoiminta on osa kaupungin tiedonhallintaa. Tiedonhallinnan alaa ohjaa ja säätelee useat eri lait ja suositukset. Merkittävämpänä voidaan pitää vuoden 2020 alusta voimaan astunutta lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Tiedonhallintalaki ottaa huomioon alan murroksen, jossa asiakirjahallinto on siirtymässä paperiasiakirjoista sähköisessä muodossa olevaan aineistoon. Tutkimuksessa käsitellään ohjelmistorobotiikan, tekoälyn ja integraatioalustojen hyödyntämisen mahdollisuutta tiedonhallinnan tehostamisen välineenä.

Tapaustutkimuksessa aineistona on käytetty sekä laadullista että määrällistä tietoa. Menetelmätriangulaatiossa on hyödynnetty tiedonlähteinä kirjaamon sisäisiä dokumentteja, kuten ohjeistuksia ja palaverimuistiota, tilastoja kirjaamon toiminnasta, kirjaamon työvälineitä, joista tärkeimmät ovat asianhallintajärjestelmä ja sähköposti, sekä pääosin havainnoinnin perusteella muodostettua esiselvitystä rutiininomaisista työvaiheista. Näiden perusteella tutkimustulokset kertovat, että kirjaamon toiminnassa on tiettyjä työteliäitä ja mekaanisia, mutta automatisoitavissa olevia, työtehtäviä. Aikaa vievät ja rutiininomaiset tehtävät toistuvat usein suurina massoina. Näissä tietyissä tehtävissä ohjelmistorobotiikan, integraatioalusta tai näiden yhdistelmän hyödyntäminen vapauttaisi huomattavan määrän työaikaa.

Tutkimuksen mukaan kirjaamon myös toimintavarmuus ja laatu saattaisivat parantua mekaanisten tehtävien siirrolla ihmiseltä koneelle. Henkilöstöresurssin ajoittainen ja arvaamaton vähyys voi asettaa haasteita lain vaatimalle viipymättömälle asian rekisteröinnille. Kirjaamon lähihistoriassa on ollut toistuvasti ruuhkatilanteita, jotka ovat kuormittaneet koko organisaatioita. Automaattisella asioiden rekisteröinnillä saattaisi olla mahdollista tehostaa prosessia ja varmistaa rekisteröinnin välitön toteutuminen. Ohjelmistorobotit soveltuvat erinomaisesti käyttöliittymän päällä tehtäviin toimenpiteisiin, sillä robotti jäljittelee ihmisen toimintaa. Taas integraatioalustalla on mahdollista suoraan yhdistää kaksi tai useampia järjestelmiä toisiinsa. Sähköisen asioinnin kehittäminen siten, että asiakkaiden antamat tiedot siirtyisivät suoraan asianhallintajärjestelmään ohittaen kirjaamon manuaalivaiheen, mahdollistuisi integraatioalustan kautta. Teknologisissa ratkaisuissa on mahdollisuus myös yhdistää eri teknologisia ratkaisuja.