Kirjanpidon prosessien mallintaminen : case Monetra Oy
Timonen, Antti (2015)
Timonen, Antti
2015
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023122239029
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023122239029
Tiivistelmä
Työn toimeksiantajana toimi oululainen henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja tarjoava Monetra Oy. Opinnäytetyön tarkoituksena oli mallintaa yrityksen kirjanpitotiimin toiminta ja tehtäväkenttä prosesseiksi ja -kaavioiksi yrityksen valmiiksi hahmoteltuun prosessikarttaan. Prosessikartan ja -kaavioiden avulla yritys pystyy hahmottamaan prosesseihin liittyviä ongelmakohtia ja sen avulla toimintaa pystytään myös kehittämään tehokkaammin. Suhteellisen uutena yrityksenä on Monetralla tarve prosessien kuvaukselle myös yrityksen kokonaistoiminnan hahmottamiseksi.
Työssä vahvana tietopohjana on omakohtainen kokemus ja havainnot yrityksen työympäristössä. Opinnäytetyön ohella yrityksen kirjanpitotiimissä työskennellessäni pääsin tarkastelemaan toimintaa suoraan prosessin tasolta. Tämän lisäksi lähteinä teoriaosuudessa on käytetty suomenkielistä digitaalista taloushallintoa, prosessijohtamista sekä prosessien mallintamista ja kehittämistä käsittelevää kirjallisuutta. Lähteinä on käytetty myös kirjanpitolakia, eri sidosryhmien nettisivuja sekä Monetran omia sisäisiä lähteitä.
Prosessikartan muodostamisessa käytin hyödykseni kirjallisuudesta saamaani teoriatietoa, yrityksen sisäisen intranetin sisältämiä tietoja ja ohjeita sekä omakohtaista kokemusta kirjanpitotiimin toiminnasta ja työtehtävistä. Työn teoriaosuudessa käsiteltävät kirjanpito, digitaalinen taloushallinto ja niiden välinen suhde sekä prosessijohtaminen ja sen käsitteet ja työkalut muodostavat peruslähtökohdat kirjanpitotiimin prosessien analysointiin.
Tärkeimpiä esille tulleita asioita olivat kirjanpitotiimin tehtäväkentän laajuus, taloushallinnon digitalisoitumisen tuomat mahdollisuudet, kirjanpitäjien muuttuva työnkuva alati kehittyvässä digitaalisen taloushallinnon ympäristössä sekä osaamisvaatimukset kirjanpitäjän työhön nykypäivänä. Kirjanpitäjien työnkuvan muuttumisessa merkittävin huomaamani asia oli kirjanpitäjän työn muuttuminen tallentajasta entistä enemmän asiantuntijan suuntaan. Kirjanpitäjien osaamisvaatimuksissa huomasin kirjanpitäjillä tarpeen omata kirjanpitotaidon ja -tietämyksen lisäksi myös taloushallinnon prosessituntemusta sekä vahvaa tietoteknistä järjestelmäosaamista.
Jatkotoimenpiteinä Monetran tulisi yrityksen tasolla kuvata loput prosessit prosessikarttaan ja tutkia eri prosessien rajapintoihin liittyviä ongelmia. Kirjanpitotiimissä jatkotoimenpiteenä olisi myös prosesseihin liittyvien ongelmakohtien löytäminen sekä niiden korjaaminen ja kehittäminen. Tämän lisäksi prosessien tehokkuuden mittaamiseen kirjanpitotiimiin tulisi kehittää mittaristo, jolla kuvatun ja kehitetyn prosessin tehokkuutta voitaisiin mitata. Konkreettisella tasolla kehitysehdotuksena on myös toimintatapojen yhdenmukaistaminen kirjanpitotiimin sisällä. The commissioner of this thesis was Monetra Oy which is based in Oulu. Monetra offers services for different kind of organizations in human resources and financial management. The purpose of this thesis was to model processes and form process charts and a process map about the activity and duties of the accounting team of Monetra. With these process descriptions Monetra can get more specific information about each processes’ functions and can develop its processes more efficiently. With process mapping and modeling the organization can also identify problems within and between processes.
The thesis is strongly based on my knowledge and personal experience about Monetra’s work environment. Working in the company’s accounting team I was able to examine the operation and functions directly from the level of process. In addition with my personal knowledge I have also used Finnish literary sources about digital financial management, business process management and process modeling and development. I have also used the Accounting Act, websites of different stakeholders and Monetra’s own internal sources.
Working with the thesis and process map revealed that the industry of financial management and accounting is changing drastically. The possibilities that digitalization offers to financial management department is also changing bookkeepers’ job description and skill requirements. As bookkeepers routine tasks are going to be automated more or less, bookkeepers’ work field is going to be more on the expertise area.
After this thesis further steps for Monetra would be completing the company’s process map about the processes that are not modeled yet. In the accounting process organization should analyze the process and develop functions that are inefficient. From the perspective of process development it would be also useful to create process indicators for the accounting team in order to keep the team’s operation efficient. In concrete level one development proposal is the harmonization of bookkeepers’ work habits.
Työssä vahvana tietopohjana on omakohtainen kokemus ja havainnot yrityksen työympäristössä. Opinnäytetyön ohella yrityksen kirjanpitotiimissä työskennellessäni pääsin tarkastelemaan toimintaa suoraan prosessin tasolta. Tämän lisäksi lähteinä teoriaosuudessa on käytetty suomenkielistä digitaalista taloushallintoa, prosessijohtamista sekä prosessien mallintamista ja kehittämistä käsittelevää kirjallisuutta. Lähteinä on käytetty myös kirjanpitolakia, eri sidosryhmien nettisivuja sekä Monetran omia sisäisiä lähteitä.
Prosessikartan muodostamisessa käytin hyödykseni kirjallisuudesta saamaani teoriatietoa, yrityksen sisäisen intranetin sisältämiä tietoja ja ohjeita sekä omakohtaista kokemusta kirjanpitotiimin toiminnasta ja työtehtävistä. Työn teoriaosuudessa käsiteltävät kirjanpito, digitaalinen taloushallinto ja niiden välinen suhde sekä prosessijohtaminen ja sen käsitteet ja työkalut muodostavat peruslähtökohdat kirjanpitotiimin prosessien analysointiin.
Tärkeimpiä esille tulleita asioita olivat kirjanpitotiimin tehtäväkentän laajuus, taloushallinnon digitalisoitumisen tuomat mahdollisuudet, kirjanpitäjien muuttuva työnkuva alati kehittyvässä digitaalisen taloushallinnon ympäristössä sekä osaamisvaatimukset kirjanpitäjän työhön nykypäivänä. Kirjanpitäjien työnkuvan muuttumisessa merkittävin huomaamani asia oli kirjanpitäjän työn muuttuminen tallentajasta entistä enemmän asiantuntijan suuntaan. Kirjanpitäjien osaamisvaatimuksissa huomasin kirjanpitäjillä tarpeen omata kirjanpitotaidon ja -tietämyksen lisäksi myös taloushallinnon prosessituntemusta sekä vahvaa tietoteknistä järjestelmäosaamista.
Jatkotoimenpiteinä Monetran tulisi yrityksen tasolla kuvata loput prosessit prosessikarttaan ja tutkia eri prosessien rajapintoihin liittyviä ongelmia. Kirjanpitotiimissä jatkotoimenpiteenä olisi myös prosesseihin liittyvien ongelmakohtien löytäminen sekä niiden korjaaminen ja kehittäminen. Tämän lisäksi prosessien tehokkuuden mittaamiseen kirjanpitotiimiin tulisi kehittää mittaristo, jolla kuvatun ja kehitetyn prosessin tehokkuutta voitaisiin mitata. Konkreettisella tasolla kehitysehdotuksena on myös toimintatapojen yhdenmukaistaminen kirjanpitotiimin sisällä.
The thesis is strongly based on my knowledge and personal experience about Monetra’s work environment. Working in the company’s accounting team I was able to examine the operation and functions directly from the level of process. In addition with my personal knowledge I have also used Finnish literary sources about digital financial management, business process management and process modeling and development. I have also used the Accounting Act, websites of different stakeholders and Monetra’s own internal sources.
Working with the thesis and process map revealed that the industry of financial management and accounting is changing drastically. The possibilities that digitalization offers to financial management department is also changing bookkeepers’ job description and skill requirements. As bookkeepers routine tasks are going to be automated more or less, bookkeepers’ work field is going to be more on the expertise area.
After this thesis further steps for Monetra would be completing the company’s process map about the processes that are not modeled yet. In the accounting process organization should analyze the process and develop functions that are inefficient. From the perspective of process development it would be also useful to create process indicators for the accounting team in order to keep the team’s operation efficient. In concrete level one development proposal is the harmonization of bookkeepers’ work habits.