Työohje palvelukeskuksen työntekijälle talousarviokonversion tekemiseen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimii palvelukeskus, jolla on asiakkaita tällä hetkellä noin 150 kpl. Asiakkaiden loppumäärä vuoden 2017 alussa tulee olemaan noin 300 kpl. Asiakkaat siirtyvät toimeksiantajan palvelujen piiriin kunkin vuoden alussa erisuuruisissa asiakaserissä 10 kuukautta kestävän vastaanottoprojektin lopputuloksena. Siirtyvien asiakkaiden talousarviot siirretään asiakkaan entisestä järjestelmästä toimeksiantajan järjestelmään vastaanottoprojektin loppuvaiheessa asiakkaan perustietojen keräämisen jälkeen. Tätä tiedonsiirtoa kutsutaan talous-arviokonversioksi.

Opinnäytetyön tekijä on työskennellyt toimeksiantajayrityksessä kaksi vuotta konversioiden parissa ja tänä aikana luonut ohjeen talousarviokonversion läpiviennistä. Opinnäytetyön avulla on tarkoitus kartoittaa ohjeen päivitystarvetta. Tämän työn tavoitteena on myös lisätä konversion tekijän ymmärrystä talousarvion laadinnan yleisistä periaatteista ja toimeksiantajan toimintaa ohjaavista Kirkkohallituksen ohjeista koskien talousarviota, sen sisältöä ja laadintaprosessia.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa kuvataan tavallisen yrityksen perinteisen talousarvion laadintaa, tehtäviä ja sisältöä. Lisäksi teoriaosuudessa kerrotaan Kirkkohallituksen ohjeistuksesta tarkasti talousarvion osalta yrityksen talousarvioon peilaten. Teoriassa kerrotaan myös konversion toteu-tuksesta yleensä ja toimeksiantajan talousarviokonversion vaiheet erityisesti. Päälähteenä talousarvion osalta on Kirkkohallituksen ohjeistukset ja kirkkojärjestys. Konversion osalta lähteinä on käytetty luotettavia Internet-lähteitä suurilta konversioita tuottavilta yrityksiltä. Opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö ja lähestymistapana on tapaustutkimus (case-tutkimus). Tutkimusaineistona toimii konversiontekijöille suoritettu kysely ja opinnäytetyön tekijän omassa työssään tekemät havainnot.

Tutkimuksen perusteella olemassa oleva ohje on ollut toimiva ja sisällöltään pääsääntöisesti tar-peeksi kattava. Tutkimus osoitti, että ohjeeseen on syytä lisätä teoriaa talousarviosta yleensä ja keskeisimmät kohdat Kirkkohallituksen ohjeistuksesta. Lisäksi havaittiin, että kahta ohjeen koh-taa on syytä selkeyttää Excel-taulukkolaskentaohjelman käytön tehostamiseksi ja aineiston yhtenäinen nimeämiskäytäntö tulee esittää ohjeessa. Jatkokehityskohteena toimeksiantajalle ehdotetaan käyttöoikeuksien lisäämistä testikantaan, jotta virheeseen menneet aineistot voitaisiin keskitetysti konversiotiimissä poistaa järjestelmästä. Tällä tavalla vähennettäisiin kustannuksia ja nopeutettaisiin työtä, koska asiaa ei tarvitsisi hoitaa toimeksiantajan pääkäyttäjän ja toimittajan kautta.

The client of this Thesis is a service center which has 150 customers at the moment. Final amount of customers in the beginning of year 2017 will be approximately 300. Customers go through a ten month reception project. The customers’ budgets are transferred from their old systems to the client's system in the end of the reception project after all the customers' basic data have been gathered. This transfer of data is called budget conversion.

The author of this Thesis has worked at the client for two years with different types of data conversions, including budget conversion. During this time, the author has created a working instruction for the budget conversion. The purpose of this Thesis is to survey the need for updates and possible changes in the working instruction. The goal is also to increase the instruction users’ understanding of the general principles of budget drafting and the National Ecclesiastical Boards' directions that control the client's operations.

The theory part of this work explains a company’s process of traditional budgeting, its tasks and content. The theory part also includes a precise description of the National Ecclesiastical Boards directions concerning budgeting. It also contains description of execution of data conversion in general and the client's budget conversion in detail. The main reference in regards of budgeting is the National Ecclesiastical Boards' directions and the Church Order. References used for data conversion are reliable Internet sources from big data conversion producers. This Thesis is a practical work and the subject has been approached as a case study. The material for the research consists of a survey done to the manufacturers of the budget conversion and the author's own observations.

Based on the study, the existing working instruction has been functional and the content has been comprehensive as a rule. The study showed that there is a need to add a theory part about budgeting in general and the most essential parts from the National Ecclesiastical Boards' directions. In addition the research discovered that few parts of the instruction need to be clarified in order to make the usage of Excel-spreadsheet more efficient. As a further development target, it will be proposed to the client of this Thesis, that the access rights to the test system should be expanded so that incorrect data could be deleted from the system centralized in the data conversion team. This would reduce costs and speed up the process because it would enable excluding the client's systems' main user and the system supplier from the process.