Kiertävä tiimimalli K-Citymarket Oy:lle

Abstract

Työ lähti liikkeelle omasta aloitteestani ja se on tehty K-Citymarket Oulu Raksilaan. Työn tavoitteena oli parantaa yrityksen johtamista ja vahvistaa työyhteisöä tekemällä siitä tasa-arvoisempi. Työn tarkoituksena oli myös vähentää osaamisen keskittymistä käyttötavaraosastojen vastuumyyjille ja täten saada lisää sujuvuutta ja joustavuutta yrityksen toimintaan poikkeustilanteissa, kuten vastuumyyjien yllättävien tai pitempien poissaolojen aikana. Työssä mietittiin myös alustavasti mihin suuntaan tavaratalojen vastuuhenkilöiden tulosvastuuta pitäisi kehittää.

Työn teoriaosuus jäsenneltiin Richard Hackmanin kirjan ”Collaborative Intelligence: Using Teams to Solve Hard Problems” mukaiseen järjestykseen. Teoriaosuutta täydennettiin lisäksi lukuisilla tiimijohtamiseen ja johtamiseen liittyvillä tutkimuksilla sekä muilla käsiteltävään aiheeseen sopiviksi katsotuilla lähteillä. Tutkimusmenetelmäksi valikoitui pehmeä systeemianalyysi, koska sen kokeileva ja iteroiva lähestymistapa katsottiin soveltuvan hyvin kehitystehtävän luonteeseen.

Työssä kehitettiin kolme tiimijohtamisen mallia, joista viimeisen katsottiin täyttävän tutkimustehtävälle asetetut vaatimukset ja tavoitteet. Valitussa mallissa ”tiimimalli työnkierrolla” työntekijät kiertävät kassa- ja myyntiosastojen välillä viikon mittaisissa jaksoissa. Työntekijät ovat aina yhtä kassaviikkoa kohden yhtäjaksoisesti kolme viikkoa osastolla vastaten omasta tuotealueestaan. Työntekijän vastuulla oleva oma tuotealue vaihtuu jokaisen uuden jakson alussa, mikä tukee moniosaajuuden kehittymistä sekä luo yrityksen kannalta tarpeellista vapaata työvoimaresurssia, jota voidaan hyödyntää tarpeen tullen. Esimerkkejä tällaisesta tarpeesta ovat eri sesongit sekä työntekijöiden pitemmät vapaat sekä sairauspoissaolot.

Työssä mietittiin myös miten yrityksen tulosjohtamista voitaisiin kehittää niin, että se painottaisi enemmän tuloshakuisuutta kuin kustannusten kontrollointia. Tuloshakuisuuden lisäämisellä voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia tehokkuudessa, koska avainhenkilöille luodaan tällöin kannustimet kehittää, jakaa ja ottaa käyttöön eri tavaratalojen parhaat toimintatavat.

Työlle asetetut tavoitteet saavutettiin, mutta työn laajuuden vuoksi paljon olennaisia asioita jouduttiin rajaamaan työn ulkopuolelle. Työssä esitettiin, että yhtenä työntekijöiden työkaluna voidaan käyttää erilaisia viikko-, kuukausi- ja vuosikelloja, joiden avulla eri työtehtävien tekemistä voidaan ohjata ja ajoittaa karkeasti eripituisille jaksoille. Paljon käytännönongelmia jäi kuitenkin selvittämättä. Osa ongelmista ovat luonteeltaan sellaisia, että ne nousevat esiin vasta, kun tiimimallia testataan oikeassa työympäristössä. Uskon, että tiimimallin testaaminen on kaiken sen vaivan arvoista, jotta siitä saadaan rakennettua kokonaan uusi johtamismalli tavarataloihin.

This thesis was initiated by the author and was conducted at K-Citymarket Oulu Raksila. The purpose of the thesis was to develop target company’s management and to strengthen the employee community by making it more egalitarian. Another purpose of the thesis was to decrease the highly focused buildup of knowhow to personnel currently responsible for specific goods groups and by doing so to add more flexibility in conducting daily business activities in special circumstances, for example during employees’ sick leaves and longer day offs.

The theory section was structured around Richard Hackman’s ”Collaborative Intelligence: Using Teams to Solve Hard Problems”. Soft system’s analysis was chosen as the research method, because its iterative and experimental approach was considered to work well with the nature of the development challenge.

Three separate models on how to lead the teams were developed during the process. Third model was evaluated to meet all the goals and requirements of the development challenge and so the actual development need was fulfilled. In the chosen model “Team model with work cycles” employees cycle between cashier and consumer goods departments in one week cycles. During a full four week cycle employees spend one week as a cashier and then three intermittent weeks in their own consumer goods department, taking the full responsibility for one consumer goods group. The consumer goods group of the employee will always change in the beginning of a new cycle which supports employees in developing multiple skills and will add to the resource pool of the company that can be used when needs arise. One example of this kind of need could be the different seasons and their varying timings in different departments.

This thesis also aimed at developing new models for profit and responsibility metrics so that they would emphasize more profit seeking than cost control. Increased stimulus to profit seeking could result in substantial developments in effectiveness, because key employees would have incentives to develop, share and apply the best work practices throughout the department stores.

This thesis reached the set goals. However, due to the large scope of the work, some essential elements had to be left out. It was proposed that for example weekly, monthly and annual clocks could be used in guiding and timing of employees’ different activities. Furthermore, several other practical problems remained unsolved, but due to their nature they will surface only when team model will be tested in a real work environment. I believe that testing the team model will be worth all the effort so that it can be developed as a completely new way to manage department stores.