Myyntireskontranhoitajan toimintaohjeisto : opas toimeksiantajayritykseen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutustua toimeksiantajayrityksessä työskentelevän myyntireskontranhoitajan päivittäisiin ja säännöllisesti toistuviin työtehtäviin. Kerätyn tiedon pohjalta tavoitteena oli tuottaa yrityksen käyttöön toimintaohjeisto, joka soveltuu sekä kokeneen että työnsä aloittavan myyntireskontranhoitajan oppaaksi. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli suurehko tilitoimistoalan yritys, joka palvelee erikokoisia asiakasyrityksiä useilta eri toimialoilta. Työohjeiden päivittämiselle ja laajentamiselle oli tarve myyntireskontrayksikön henkilöstömäärän kasvun ja henkilöstön vaihtumisen vuoksi, minkä lisäksi toimintatavat ovat muuttuneet esimerkiksi toimintojen automatisoinnin ja digitalisaation myötä. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistehtävänä, johon tietoa kerättiin osallistuvan havainnoinnin ja vapaamuotoisen keskustelun keinoin.

Työn tietoperusta käsitteli ensin myyntilaskuprosessia sekä yleisesti että toimeksiantajayrityksessä. Prosessia kuvattiin nimenomaan sähköisen laskutuksen näkökulmasta sen ajankohtaisuuden ja yleistymisen vuoksi. Tietoperusta käsitteli myös verkkolaskutusta, jota tarkasteltiin pääosin laskuttajan näkökulmasta. Aihetta käsittelevä luku antoi tietoa esimerkiksi verkkolaskun lähettämisestä sekä verkkolaskutuksen hyödyistä ja sen haittapuolista. Tietoperustassa esitetty tieto pohjautui kirjallisten lähteiden lisäksi aihetta käsitteleviin verkkolähteisiin sekä lakiteksteihin.

Työn toiminnallinen osa kuvasi toimintaohjeiston laadintaprosessin etenemistä ja tuotoksen ulkoasua. Itse toimintaohjeisto jää kuitenkin työn tausta-aineistoon. Opinnäytetyön tuotoksena laadittu myyntireskontranhoitajan toimintaohjeisto julkaistiin toimeksiantajan verkkoasemalla, jossa se on koko myyntireskontratiimin käytettävissä. Toimintaohjeisto sisältää kuvalliset, askel askeleelta etenevät ohjeet päivittäisistä ja muista säännöllisesti toistuvista tehtävistä myyntireskontrayksikössä. Kokeneet työntekijät voivat hyödyntää toimintaohjeistoa päivittäisessä työssään muistin tukena, minkä lisäksi ohjeisto on konkreettinen apuväline uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Tarkoituksena on, että työntekijät voivat jatkossa itse päivittää toimintaohjeistoa toimintatapojen muuttuessa sekä lisätä siihen tarpeellista tietoa.

This Bachelor’s thesis examined the daily and frequent tasks in accounts receivable department of the case company. The case company, by which this topic was commissioned, is a rather big accounting firm which offers accounting services for various sized client companies in several industries. During the past few years, the commissioner has recruited new employees in the accounts receivable department, thus the need to upgrade the instructions has increased. Practices have also changed due to automation and digitalization. Consequently, the aim of this study was to produce a practical guide for both experienced and new employees in the accounts receivable department. Methods used in this project-based thesis were participant observation and informal discussion with the employees in the accounts receivable department.

The theoretical background of this thesis first considered sales invoicing process in general and in the case company. The sales invoicing process was specifically examined from the viewpoint of electronic invoicing. The theoretical background also consisted of e-invoicing, which was mainly considered from the biller's aspect. The theoretical background explained for example how to send an e-invoice, together with the advantages and the disadvantages of e-invoicing. The theoretical section was based on literature and online references related to sales invoicing process and e-invoicing. Furthermore, suitable legislation was used.

The functional part of this study discussed the process of creating the instructions and the graphic layout of the manual. However, the manual itself will remain as background material of this thesis. The outcome of the study, ie. the manual, was published on the case company's network drive where it is available for the whole accounts receivable team. The manual contains illustrated, step-by-step proceeding instructions of the daily and frequent tasks in the accounts receivable department. For experienced employees the manual acts more as a mnemonic, whereas for the new employees it can be used in employee orientation. In the future, employees can upgrade the instructions themselves and add necessary information.