Viestinnän ja tiedonvaihdon haasteet suunnittelu- ja konsulttitoiminnan projektissa

Abstract

Työn tilaajana toimi kansainvälinen konsultointi- ja suunnitteluyritys. Tutkimuksessa kehitettiin projektissa tapahtuvaa viestintää ja tiedonvaihtoa eri suunnittelualojen yhteisprojekteissa. Projektissa tapahtuva viestintä ja tiedonvaihto ovat yksi projektiliiketoiminnan alueista, jonka epäonnistuminen voi aiheuttaa projektissa riskin.

Teoriaosuudessa kuvataan projektiliiketoiminnan keskeisiä asioita, jotka koettiin tässä työssä tärkeäksi. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta haastattelun ja kysymyslomakkeen avulla. Kysymyksillä selvitettiin, miten projektityöntekijät kokevat viestinnän ja tiedonvaihdon projektin muutostilanteessa ja kuinka viestintää ja tiedonvaihtoa voidaan edelleen kehittää. Aineiston kokoaminen, tutkiminen ja analysointi tehtiin viestinnän ja tiedonvaihdon kehittämiseksi.

Käytännönläheisen lähestymistavan varmistamiseksi haastateltiin yrityksen asiantuntijoita, jotka ovat toimineen eri suunnittelualojen projekteissa joko projektipäällikkönä, eri osastojen osaprojektipäällikköinä tai suunnittelijoina. Muutostilanteessa erityisesti projektipäällikön vastuu korostuu viestinnässä ja tiedonvaihdossa.

Tutkimustulosten perusteella keskeisimmät ongelmat ilmenivät organisaation omassa toimintakulttuurissa. Myös henkilöiden omat kokemukset ja ominaisuudet vaikuttivat siihen, mitkä asiat koettiin tiedonvaihdossa ongelmallisiksi ja mitä asioita haluttiin kehittää.

Tulosten perusteella osaprojektipäälliköt ja suunnittelijat kokivat tarvitsevansa työkaluja eniten muutosten ja viestinnän hallintaan sekä ohjeistusta ja koulutusta tiedottamiseen ja dokumentointiin. Kaikki projektityöntekijät haluaisivat reaaliaikaisia työkaluja viestintään ja tiedonvaihtoon. Saatuja tuloksia voidaan hyödyntää projektiliiketoiminnan sekä suunnittelualojen välisen viestinnän ja tiedonvaihdon kehittämiseen.

The client of the thesis is an international consultancy and planning company. The study involved the development of project-related communication and exchange of information in joint projects between various planning sectors. The project-related communication and exchange of information is one area in the project business where a failure may cause a risk to the project.

The theory section describes key matters in the project business that were deemed to be important in this thesis. The research method was qualitative research by means of an interview and a questionnaire. The questions determined how project workers experience the communication and exchange of information during changes in the project, and how the communication and exchange of information can be further developed. The material was compiled, studied and analysed in order to develop the communication and exchange of information.

In order to ensure a practical approach, company experts were interviewed who have acted in projects between the various planning sectors, as project managers, subproject managers at various departments or as planners. In a situation of change, the responsibility of the project manager, in particular, is emphasised in the communication and exchange of information.

Research results show that the key problems were manifested in the organisation’s own operating culture. The personal experiences and characteristics of various individuals had an influence on what matters they deemed problematic in the exchange of information, and which matters they wanted to develop.

On the basis of the results, subproject managers and planners felt in need of tools mostly for managing changes and communication, as well as guidelines and training for information and documentation. All project workers wanted real-time tools for the communication and exchange of information. The results obtained can be used in the development of the project business and of the communication and exchange of information between various planning sectors.