Kirjanpitäjän työn tehostaminen Kirkon palvelukeskuksessa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä kehittämisehdotuksia kirjanpitäjän työn tehostamiseen. Toimeksiantajana oli Kirkon palvelukeskus. Kirjanpitäjän työn tehostamisen tarve liittyy siihen, että Kirkon palvelukeskukseen on vielä liittymättä noin puolet seurakunnista. Pääkirjanpitoprosessi tulee saada sujuvaksi ja tehokkaaksi, ennen kuin kaikki seurakunnat ovat palvelukeskuksen asiakkaina. Kirjanpitäjän työn tehostamista ei käsitellä tässä opinnäytetyössä aikanäkökulmasta vaan pyritään löytämään kehittämisehdotuksia työn tehostamiseksi itse työprosessin kannalta. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmässä on piirteitä sekä tapaus- että toimintatutkimuksesta. Rakenteena opinnäytetyössä käytettiin vetoketjumallia, jossa teoreettiset ja empiiriset osuudet vuorottelevat tekstissä. Teoreettinen tietoperusta käsittelee taloushallinnon palvelukeskusmallia, pääkirjanpitoprosessia ja kirjanpitäjän työn tehostamista. Teoriaosuuksien lähteinä käytettiin ammattikirjallisuutta, ammattilehtiä ja digitaalisia lähteitä. Empiiriset osuudet koostettiin Kirkon palvelukeskuksessa tehtyjen haastattelujen, havainnointien ja kyselytutkimuksen tulosten perusteella. Lisäksi empiiristen osuuksien lähteinä käytettiin toimeksiantajaa käsitteleviä digitaalisia lähteitä. Opinnäytetyön tuloksina syntyneet kehittämisehdotukset kirjanpitäjän työn tehostamiseksi liittyvät seuraaviin kokonaisuuksiin: tietotekniikka, pääkirjanpito, ohjeet ja koulutus, työtapojen yhtenäistäminen, seurakunnan kirjanpito sekä yhteistyö Kirkon palvelukeskuksen sisällä. Suurimpina aiheina näistä nousivat työtapojen yhtenäistäminen, ohjeet ja koulutus sekä seurakunnan kirjanpito. Kirjanpidon automatisoimiseksi kirjanpitäjillä oli paljon kehittämisehdotuksia, mikä kuvastaa heidän ammattitaitoaan ja haluaan tehostaa työtään. Joustava ja myönteinen yhteistyö toimeksiantajan kanssa auttoi etenemään opinnäytetyössä tavoiteaikataulun mukaisesti. Kaikki kehittämisehdotuksista eivät ehkä olleet täysin yllättäviä ja mullistavia toimeksiantajalle, mutta he saivat kuitenkin vahvistusta aiemmin havaitsemilleen kehityskohteille ja kannustusta sen myötä muuttaa työtapojaan. Lisäksi he olivat tyytyväisiä, että kirjanpitäjillä on halua ja innokkuutta kehittää omaa työtään.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to provide development proposals to increase the efficiency of an accountant’s work. The thesis was commissioned by Kirkon palvelukeskus which is a shared service center for the parishes. The need for increasing the efficiency of an accountant’s work is connected to the fact that half of the parishes have not yet joined the shared service center. The process of general ledger accounting needs to be made smooth and efficient before all the parishes join the service center. Increasing the efficiency of an accountant’s work is not discussed from the viewpoint of time but from the viewpoint of work process. This study has features of both a case study and an action research. The theoretical and empirical aspects are interwoven in the text. The theoretical parts discuss the model of shared service center, the process of general ledger accounting, and the increasing the efficiency in the accountant’s work. Professional literature, trade journals and digital sources were used as sources in the theory parts. The collection of empirical data was conducted through interviews, observations and a survey. The development proposals produced as results of the thesis were related to the following fields: information technology, general ledger accounting, instructions and training, standardization of working methods, accounting of the parishes and cooperation inside the shared service center. The main subjects among these were standardization of working methods, instructions and training, as well as accounting of the parishes. The accountants had many development proposals for the automation of the accounting which reflects their professional skills and their desire to make their work more efficient. The flexible and positive cooperation with the commissioner helped to proceed according to the schedule. All of the development proposals were not perhaps surprising or revolutionary to the commissioner but still the proposals supported their earlier targets for the development. Furthermore, they were satisfied that the accountants have a desire to develop their work.