Myyntisaatavien hallinta ja perintä : case Monetra Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö on laadittu toimeksiantona talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle Monetra Oy:lle. Opinnäytetyön aihe käsittelee myyntisaatavien hallintaa ja perintää. Työn tavoitteena oli selvittää miten laki vaikuttaa saatavien perintäprosessiin, mitä perintäprosessi pitää sisällään, kuka perintää hoitaa ja mitä kuluja siitä aiheutuu. Kehittämistehtävän tavoite oli kuvata Monetra Oy:n myyntisaatavien perintäprosessi ja laatia työohjeet perintäprosessin toiminnoista. Kehittämistehtävä toteutettiin perinnän käsikirjan muodossa.

Opinnäytetyön tietoperustassa aihetta käsitellään yrityksien ja julkisen sektorin näkökulmasta. Teoria perustuu käytettyyn lähdemateriaaliin ja siinä käydään läpi muun muassa saatavan syntyä ja hallintaa, vapaaehtoista ja oikeudellista perintää kuluttajan sekä yrittäjän näkökulmasta, ulosottoa sekä perinnästä aiheutuvia kuluja.

Opinnäytetyön empiirinen osa toteutettiin tapaustutkimuksen muodossa. Tiedonkeruumenetelmistä työssä käytettiin haastattelua, havainnointia sekä valmiin tuotoksen koekäyttöä. Haastattelussa selvitettiin asiakkaan tarpeet sekä perintäprosessin sisältö. Havainnoinnista saadun materiaalin perusteella laadittiin uudet työohjeet, jotka lopuksi testattiin uudella työntekijällä ja testauksen pohjalta tehtiin tarpeelliset muutokset.

Opinnäytetyön lopputuotos perinnän käsikirja pitää sisällään lyhyen kuvauksen saatavien perintäprosessista Monetra Oy:ssä. Tuotoksessa on myös kuvallisesti ohjeet Monetran käyttämien perintätoimistojen onlinepalveluiden käytöstä. Käsikirjaan on lisäksi koottu kaikkien työohjeiden otsikot ja lyhyet selostukset kyseisestä toiminnosta sekä linkit erillisinä tiedostoina oleviin varsinaisiin ohjeisiin. Ohjeet on toteutettu kuvakaappauksin ja selityksin. Niistä on pyritty rakentamaan yksikertaiset ja selkeät, jotta niitä olisi mahdollisimman helppo käyttää. Perinnän käsikirja on toimeksiantajan toiveesta salainen, eikä sitä näin ollen ole julkaistu tämän opinnäytetyön yhteydessä. Monetran toiveena on, että se voisi hyödyntää tuotosta uusien työntekijöiden ja harjoittelijoiden perehdytyksessä sekä käyttää vakituisten työntekijöiden apuvälineenä perintäprosessin toimintoja tehdessään.

Kehittämistehtävään liittyvien tutkimusten perusteella Monetran perintäprosessi noudattaa hyvää perintätapaa. Monetra voisi kuitenkin harkita sellaista vaihtoehtoa, että se lähettäisi itse ensimmäisen maksumuistutuksen velallisasiakkaalle perintätoimiston sijaan. Tämä olisi velallisen kannalta asiakasystävällisempi vaihtoehto. Tähän aiheeseen liittyen voitaisiin laatia uusi tutkimus, jossa toiminnan kustannukset ja tarvittavat resurssit selvitettäisiin.

This thesis was composed as an assignment for Monetra Ltd. The company operates in the field of human resource and financial administration. The thesis deals with management and collection of accounts receivables. The objective was to examine what kind of legislation affects the process of debt collection, what the process includes, who manages the debt collection and what collection charges result from it. The objective of this research was to describe the process of collecting accounts receivables and compose instructions for the process of debt collection. The outcome of this thesis was a manual of debt collection.

The theoretical part handles the subject from two points of view; companies and public sector. The theory is based on publications and internet sources. The theoretical part reviews management of receivables, voluntary collection and legal debt collection, debt recovery proceedings and collection charges.

The empirical part of this thesis was executed as a case study. The data was collected by an interview, observation and by testing the manual. The point of the interview was to find out the mandator’s needs and content of the debt collection process. New instructions were created from the collected data, and they were tested by a new employee. After testing the manual necessary corrections were made.

The outcome of this thesis, the manual, contains a short description of the mandator’s debt collection process. It also contains instructions with pictures and explanations of debt collection agencies’ online services. Due to the explanations and pictures the instructions are simple and easy to use. The mandator demands the manual to be confidential, hence it isn’t published with this thesis. Monetra Ltd will use the manual as a tool in orientation of interns and new employees, and it also helps other employees working with debt collection process.

The company’s debt collection process follows good collection procedures, but Monetra Ltd could consider sending the first payment reminder themselves instead of a debt collection agency. This would be a kinder option for the debtor. Monetra Ltd could conduct a study in which they could find out the costs and resources needed for this method.