Taloushallinnon prosessien kehittäminen : Case Meranti Siivouspalvelut Ky

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa kohdeyrityksen muutaman taloushallinnon prosessin nykytila, paikantaa niiden mahdollisia ongelmakohtia, ja esittää kehitysehdotuksia. Toimeksiantaja on oululainen siivousalan yritys, Meranti Siivouspalvelut Ky. Yrityksen taloushallinto on suurilta osin ulkoistettu tilitoimistolle, mutta yritys hoitaa edelleen esimerkiksi laskutukseen liittyviä tehtäviä itse. Tähän työhön valittiinkin juuri sellaisia prosesseja, joiden hoitamiseen Meranti itsekin osallistuu. Tarkasteltaviksi prosesseiksi otettiin ostolaskutus, myyntilaskutus, matka- ja kululaskutus, sekä palkanlaskenta. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena tapaustutkimuksena.

Tietoperustassa käsitellään prosessien kehittämisen teoriaa, sekä kuvataan edellä mainittujen neljän taloushallinnon prosessin kulku, ja verrataan kyseisten prosessien perinteisen ja sähköisen version eroja. Lisäksi tietoperustassa kuvataan lyhyesti millaisia muita taloushallinnon prosesseja on olemassa. Lähteenä käytettiin lähinnä alan kirjallisuutta, sekä aiheeseen liittyviä internetsivustoja.

Empiirisessä osiossa kuvataan aiemmin esitellyt neljä prosessia Merantin näkökulmasta, sekä sanallisesti että prosessikaavioiden avulla. Kuvausten jälkeen on pohdittu, mitä parannettavaa prosesseissa on, ja miten parannukset voitaisiin toteuttaa. Lähteenä empiirisessä osiossa toimivat sekä harjoittelun aikana kertynyt käytännön kokemus kyseisistä prosesseista ja yrityksen toimintatavoista, että Merantin hallintojohtajan ja palvelukoordinaattorin haastattelu. Lisäksi työtä varten haastateltiin Merantin asioita hoitavaa kirjanpitäjää.

Opinnäytetyössä käsitellyt prosessit toimivat Merantilla pääsääntöisesti ilman suurempia ongelmia, ja työssä ehdotetut muutokset ovatkin suurimmilta osin helposti toteutettavia, eivätkä vaadi juurikaan investointeja. Oikein toteutettuina ne kuitenkin helpottavat käytännön työtä, ja säästävät aikaa ja muita resursseja. Työssä käsitellyt prosessit ovat osa toimeksiantajan jokapäiväistä liiketoimintaa, joten pienilläkin parannuksilla voi olla pitkällä aikavälillä huomattava vaikutus.

The aim of this thesis was to chart the current state of some financial administration processes in the case company, track any possible problems in them and propose ideas for development. The case company is Meranti Siivouspalvelut Ky, a cleaning firm based in Oulu, Finland. The financial administration of the case firm has mainly been outsourced to an accounting company, but, for example, some invoicing-related tasks are still managed by the case company. Hence, for this thesis, such processes were chosen in which the firm Meranti is also involved. The processes examined in this thesis are purchase invoicing, sales invoicing, travelling and purchase expenses accounts, and payroll computation. The thesis was carried out as an action case-study.

The theoretical background of the study discusses the theory of developing processes, depicts the abovementioned four processes of financial administration and compares the differences between traditional and electronic versions of the processes. Also other processes belonging to financial administration are shortly discussed in the theoretical background. Relevant literature and related internet sites were utilized in writing the theoretical background of the study.

The empirical part of the thesis depicts the abovementioned four processes from the case company’s point of view, both verbally and with the help of flowcharts. Following these descriptions, the possible ways to develop the processes and how they might be carried out are being discussed. The hands-on experience of the processes gathered when working as a trainee in the case company as well as the interviews of the administrative director and service coordinator function as source material for the empirical part of the study. The accountant of Meranti was also interviewed.

The processes presented in this thesis function at Meranti mainly without any significant problems, and the development suggestions given in this thesis are, to a great extent, easy to implement, without requiring any major investments. If carried out properly, they can facilitate the work in practice and thus save time and other resources. The processes discussed in this thesis are part of the case company’s everyday business functions, and thus small developments can have a remarkable effect in the long term.