Palkanlaskentayksikön tuottavuuden ja toiminnan laajuuden mittaaminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda tuottavuuden ja toiminnan laajuuden mittaamiseen ja seurantaan käytettävä Excel-taulukko. Opinnäytetyön toimeksiantaja on erään tilitoimiston palkanlaskentayksikkö. Toimeksiantajalla oli jo käytössä useita taulukoita, joilla mitattiin muun muassa tuottavuutta. Opinnäytetyön tavoitteena on luoda yksi yhtenäinen ja helppokäyttöinen taulukko ja kehittää toimeksiantajalle uusia hyödyllisiä mittareita.

Kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö, joka muodostuu teoriaosuudesta ja toiminnallisesta osuudesta. Opinnäytetyön teoriaosuudessa selvitetään miten tuottavuutta ja toiminnan laajuutta voidaan mitata. Lisäksi käsitellään yleisesti tunnuslukujen ja erilaisten mittaristojen teoriaa. Tietoperusta on kerätty laadullisilla menetelmillä, ja se muodostuu pääasiassa tuottavuutta ja johdon laskentatoimea käsittelevästä kirjallisuudesta.

Toiminnallinen osuus käsittelee palkanlaskentayksikölle sopivien tunnuslukujen valintaa teoriaosuuden pohjalta ja Excel-taulukon rakentamisprosessia. Opinnäytetyön tuloksena syntyneen Excel-taulukon helppokäyttöisyys on saavutettu sillä, että tietoja täytyy nyt syöttää vain yhdelle välilehdelle ja ne solut, joihin tietoja täytyy lisätä, on merkitty sinisellä värillä. Välilehdillä 2–7 havainnollistetaan erilaisten kaavioiden avulla palkanlaskentayksikön työn tuottavuutta, kustannuksia, ajankäyttöä, läpimenoaikoja, virtaustehokkuutta ja kannattavuutta sekä toiminnan laajuutta. Excel-taulukon viimeisellä välilehdellä on palkanlaskentayksikön kokonaistuottavuutta mittaava tuottavuusmatriisi.

Opinnäytetyö osoitti, että tuottavuutta ja toiminnan laajuutta voidaan mitata monilla erilaisilla tunnusluvuilla. Yrityksen toimiala määrittelee, mitkä tunnusluvut ovat hyödyllisiä. Tunnuslukujen laskemiseksi tarvittavien tietojen puute vähentää käytettävissä olevien tunnuslukujen määrää. Opinnäytetyön tulos, Excel-taulukko, ei ole sellaisenaan sopiva kaikille yrityksille, koska se on tehty toimeksiantajan tarpeisiin käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Toimeksiantajan täytyy ottaa Excel-taulukko käyttöön sekä kehittää sitä jatkossa ilmenevien tarpeiden mukaan. Lisäksi toimeksiantajan tulee määritellä tavoitearvot lasketuille tunnusluvuille. Excel-taulukon avulla toimeksiantaja voi seurata tavoitteiden toteutumista.

This study examines how productivity and extent of business are measured. The assigner is a payroll unit of an accounting firm. The primary purpose of the study was to create one Excel spreadsheet which measures the productivity and the extent of a business and which is also easy to use. The assigner had already several spreadsheets but they were confusing and difficult to use. The aim was also to develop new useful indicators.

The study is project-based, and it includes a theory part and a practical part. The theoretical part of the study describes how to measure the productivity and the extent of a business. In addition, it deals with the theory of different key ratios and performance measurement indicators. The data was collected through qualitative methods. The data consist mainly of literature that deals with productivity and management accounting.

Based on the theory, the functional part of the study looks at the selection of key ratios appropriate for a payroll unit. Furthermore, it describes the process of preparing the Excel spreadsheet. The user-friendliness was accomplished by using the first sheet to collect information that is needed to calculate the key ratios. So, the information needs to be entered into the system only once. The cells which need to be filled are marked by blue color. Sheets 2–7 illustrate the productivity of work, expenses, use of time, lead-times, flow efficiency, profitability and extent of business in the payroll unit. A productivity matrix can be found in the last sheet and it measures the total productivity.

The study showed that there are various key ratios that measure the productivity and the extent of a business. It depends on branch which key ratios are most useful. Lack of some quantitative information can reduce the number of possible key ratios. The result of the study, the Excel spreadsheet, is not suitable for every company because it is made to meet the assigner’s needs. The assigner needs to implement and improve the Excel-spreadsheet. Moreover, the target values of key ratios need to be determined. The assigner can follow the achievement of goals with the help of the Excel spreadsheet.