Esiselvitys taloustiedon jatkuvuuden turvaamisesta: case Riihimäen kaupunki, tekninen toimiala

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Riihimäen kaupungin tekninen toimiala. Toimeksiantajalla on ollut yli 20 vuoden ajan käytössään yksinomaan sen omiin tarpeisiin räätälöity kustannusseurantajärjestelmä, joka on kuitenkin järjestelmätoimittajan mukaan jo vanhentunut. Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää vaihtoehtoisia tapoja tuottaa toimeksiantajan tarvitsemaa taloustietoa tilanteessa, jossa kustannusseurantajärjestelmän tuki päättyy. Tavoitteena oli myös tunnistaa toimialan johdon ja toimintojen tarpeet taloustiedon suhteen sekä arvioida kustannusseurantajärjestelmän tarjoaman tiedon merkitys toimintojen ja tietojohtamisen näkökulmasta. Lisäksi pyrkimyksenä oli analysoida taloushallinnon olemassa olevien tietojärjestelmien soveltuvuutta teknisen toimialan tarvitseman taloustiedon tuottamiseen ja selvittää, millaisia käytäntöjä vastaavan tyyppisillä organisaatioilla on tarvittavan tiedon hankkimisessa.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui kahden näkökulman varaan, tietojohtamiseen ja taloushallinnon tietojärjestelmiin. Tietojohtamiseen perehdyttiin tunnistamalla tietojohtamisen elementit ja keskittämällä tarkastelu liiketoimintatiedon hallinnan ja tietojärjestelmätieteen näkökulmiin, samalla syventäen ymmärrystä kuntien tietojohtamisen monimuotoisuudesta ja käytännöistä. Taloushallinnon tietojärjestelmien teoriaosuudessa perehdyttiin erityisesti digitaaliseen taloushallintoon ja taloushallinnon järjestelmien teknologiseen kehitykseen. Teoreettisen viitekehyksen tarkastelu rajattiin julkisen sektorin kunta-alaan ja tekniseen toimialaan liittyviin kontekstuaalisiin ominaisuuksiin. Tutkimuksen lähestymistapana oli tapaustutkimus. Tutkimuksessa käytettiin laadulliselle tutkimukselle ominaista teemahaastattelua sekä benchmarking menetelmää. Teemahaastattelujen avulla analysoitiin kohdeorganisaation nykyistä taloustiedon hyödyntämistä ja tulevaisuuden tarpeita. Lisäksi selvitettiin olemassa olevien taloushallinnon järjestelmien soveltuvuutta toimialalla tarvittavan taloustiedon tuottamiseksi. Teemahaastattelujen tulosten perusteella valittiin vertailukohteet, joiden toimintatapoja haluttiin verrata oman organisaation toimintatapoihin. Valinnan jälkeen toteutettiin benchmarking-prosessi, joka sisälsi valittujen vertailukohteiden perusteellisen analyysin ja vertailun.

Tutkimuksen tuloksena saatiin mittava aineisto, joka yhdistettynä teoreettiseen viitekehykseen avasi organisaation nykytilannetta ja tulevaisuuden tarpeita. Tämä auttoi hahmottamaan vanhenevan kustannusseurantajärjestelmän päättymisen vaikutuksia ja samalla löydettiin erilaisia vaihtoehtoja vastata teknisen toimialan taloustiedon tarpeisiin tulevaisuudessa. Tutkimuksen antama tietopohja tarjosi vahvan perustan tuleville kehitystoimille ja paljasti useita merkittäviä kehityskohteita tietojohtamisen näkökulmasta.

This thesis was commissioned by the Technical Division of the City of Riihimäki. For more than 20 years, the client has had a cost monitoring system tailored solely to its own needs, which, however, according to the system supplier, has already become obsolete. The aim of the thesis was to find alternative ways to produce the financial information needed by the client in a situation where the support of the cost monitoring system ends. The aim was also to identify the needs of the industry's management and functions in terms of financial information and to assess the significance of the information provided by the cost monitoring system from the point of view of operations and information management. In addition, the aim was to analyse the suitability of existing financial management information systems for producing the financial information needed by the technical industry and to find out what kind of practices similar types of organisations have in obtaining the necessary information.

The theoretical framework of the thesis was built on two perspectives, information management and financial management information systems. Information management was introduced by identifying the elements of information management and focusing the examination on the perspectives of business information management and information system science, while at the same time deepening understanding of the diversity and practices of information management in municipalities. The theory section of financial management information systems focused on digital financial management and the technological development of financial management systems. The examination of the theoretical framework was limited to the contextual characteristics related to the municipal and technical sectors of the public sector.

The approach of the study was a case study. The research used a theme interview characteristic of qualitative research as well as a benchmarking method. The theme interviews were used to analyse the current utilisation of financial information and future needs of the target organisation. The suitability of existing financial management systems to produce the necessary financial information for the industry was also investigated. Based on the results of the thematic interviews, comparison targets were selected, whose operating methods were to be compared with those of one's own organisation. After the selection, a benchmarking process was carried out, which included a thorough analysis and comparison of the selected benchmarks.

The result of the study was extensive material that, combined with a theoretical framework, opened up the organization's current situation and future needs. This helped to perceive the effects of the end of the aging cost monitoring system, and at the same time, various options were found to meet the needs of the technical industry's financial information in the future. The knowledge base provided by the study provided a strong foundation for future development activities and revealed several significant areas of development from a knowledge management perspective.