Opas reskontranhoitajalle toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda opas toimeksiantajayrityksen reskontranhoitajan työtehtäviin. Idea oppaasta syntyi opinnäytteen tekijän työskennellessä toimeksiantajalla reskontranhoitajana. Töiden alkuvaiheessa kävi ilmi, että toimeksiantajan ohjelmia koskevat ohjeet olivat puutteellisia, vanhentuneita tai niitä ei löytynyt lainkaan. Työn tavoitteena oli luoda uudet, päivitetyt ja ajantasaiset ohjeet. Opas luotiin vasta-aloittavalle reskontranhoitajalle, jolla ei ole aiempaa kokemusta työtehtävistä tai käytössä olevista taloushallinnon ohjelmista. Oppaan oli tarkoitus käsitellä pääasiassa myynti- ja ostoreskontraan liittyviä päivittäisiä työtehtäviä taloushallinnon ohjelmien käytön näkökulmasta.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä, johon kerättiin tietoa työnantajan ja -tekijöiden toiveiden ja omien kokemusten perusteella. Tietoperusta koostui pääasiassa kirjallisista lähteistä, verkkolähteistä ja muutamista lakiteksteistä. Kahdelle toimeksiantajalla työskentevälle reskontranhoitajalle suoritettiin lomakehaastattelu työtehtävien selvittämiseksi. Teoriaa käsiteltiin työtehtävien ja oppaan kannalta oleellisista asioista. Tietoperustassa käsiteltiin sähköisen taloushallinnon lisäksi myyntilaskuprosessia ja ostolaskuprosessia. Reskontranhoitajan toimenkuvaa kuvattiin laajemmin reskontranhoitajan työtehtävien vuoksi.

Toiminnallisessa eli empiirisessä osassa kuvattiin oppaan laadintaprosessin etenemistä suunnittelusta toteutukseen. Opas on tarkoitettu toimeksiantajan sisäiseen käyttöön, joten empiirinen osa on kuvattu yksityiskohtaisesti. Reskontranhoitajan opas julkaistiin toimeksiantajan verkkoasemalla PDF- ja Word-muotoisena. Verkkoasemalta tuotos on kaikkien taloushallinnon työntekijöiden saatavilla ja tarvittaessa myös päivitettävissä.

Lopputuotoksena saatu opas sisältää askel askeleelta luodut kuvalliset ohjeet päivittäisistä työtehtävistä ja kuukausittain tehtävästä reskontrien täsmäyttämisestä kirjanpitoon. Opas sisältää runsaasti kuvia suhteessa tekstin määrään, koska ohjeista haluttiin yksityiskohtaiset ja helposti ymmärrettävät. Tulevaisuudessa opas tukee uusien työntekijöiden perehdytystä ja voi toimia kokeneempien työntekijöiden muistin tukena.

The goal of this thesis was to create a guide for employees working as ledger-keepers. The idea of the guide was found while the author was working for the commissioner as a ledger-keeper. During the work, it came out that the existing material was not up-to-date. The aim was to make new, updated and suitable instructions for a new employee, who does not have previous experience from the field of financial administration or from the software used by the commissioner. This guide mostly focuses on accounts payable ledger and accounts receivable ledger as well as the software used by the commissioner.

This thesis was conducted as a functional research which required collecting data from various sources, such as co-workers ideas and author’s own experiences. The theoretical background included academic papers and online sources. In addition, suitable legal texts were used. Two ledger-keepers were interviewed about their tasks at work. The theory focused on the most essential factors related to the work tasks and the structure of the guide. The theoretical background focused on electronic financial management, sales invoice process and purchase invoice process. Furthermore tasks of the ledger-keeper were described.

The guide is made for the internal use of the commissioner so in this work the empirical part is described in detailed manner. The guide was published in commissioner’s internal network so that every employee of the financial administration department can use and update it if needed.

As a result, the guide has step-by-step instructions on daily and monthly tasks including the balancing the books. The guide has a plenty of pictures which clarify how to use the software and these pictures make the guide more precise. More experienced employees can use the manual as a reminder, whereas new employees can use the guide as an independent learning material. In the future, the employees are expected to upgrade the guide themselves and make the required changes.