Vesilaskutuksen tehostaminen isännöintitoimistossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on pieni oululainen isännöintitoimisto, joka tarjoaa isännöinti- ja huoltopalveluja asunto-osakeyhtiöille. Asiakkaana olevat asunto-osakeyhtiöt omistavat yrityksen. Toiminnan tavoitteena on tarjota palveluja omistajille markkinahintaa edullisemmin. Asiakkailla on meneillään mittavia putkistoremontteja, joiden seurauksena asunto-osakeyhtiöt siirtyvät kulutusperusteiseen veden tasauslaskutukseen. Tämä muutos lisää isännöintitoimiston tehtäviä. Uusista tehtävistä halutaan suoriutua nykyisillä resursseilla, jotta yrityksen ja samalla asiakkaiden kustannukset eivät kasva. Toimeksiannon tavoitteena oli kehittää ja tehostaa veden tasauslaskutusprosessia isännöintitoimistossa automatisoimalla tehtäviä käytössä olevia tietojärjestelmiä hyödyntäen. Toinen tavoite oli perehdyttää työntekijät uuteen toimintatapaan sekä prosessissa tarvittavien ohjelmistojen käyttöön.

Opinnäytetyö on laadullinen tutkimus, joka on toteutettu toiminnallisena kehittämistehtävänä toimeksiantajalla. Työ on toteutettu osin vetoketjumenetelmällä, jossa teoria ja käytäntö vuorottelevat. Työn tietoperusta on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osassa käsitellään asunto-osakeyhtiöitä, korjausrakentamista ja isännöintiliiketoimintaa. Sen teoreettinen tietoperusta muodostuu asunto-osakeyhtiölaista, alan kirjallisuudesta ja alan toimijoiden julkaisuista. Toisessa osassa käsitellään prosessin suunnittelua ja toteutusta. Siinä teoreettisena tietoperustana käyte-tään alan kirjallisuutta. Empiirinen osuus koostuu toimeksiantajan työntekijöiden kanssa käydyistä keskusteluista sekä opinnäytetyön tekijän havainnoinnista työpaikalla. Kolmannessa osassa tietoperustana on käytetty opinnäytetyön tekijän aiempaa työkokemusta ohjelmistotoimittajalla sekä käytettyjen ohjelmistojen käyttöoppaita ja niiden toimittajien tukipalvelua.

Toimeksiannon lopputuloksena on suunniteltu ja kuvattu uusi tehokkaampi veden tasauslaskutusprosessi toimeksiantajalle. Henkilöstön perehdyttämiseen on tuotettu kuvaukset koko prosessista sekä toimijoiden tehtävistä prosessissa. Työntekijöille on lisäksi tehty yksityiskohtaiset käyttöoppaat oman työtehtävän suorittamisesta käytettäviä järjestelmiä ja ohjelmistoja hyödyntäen. Tuotetut käyttöoppaat ovat vain toimeksiantajan käyttöön tarkoitettuja ja ne kuuluvat opinnäy-tetyön ei-julkaistavaan tausta-aineistoon. Oppaiden toimivuus on testattu käytännössä toimeksiantajalla ja todettu sen mahdollistavan lisääntyvien tehtävien hoitamisen nykyisillä resursseilla myös tulevaisuudessa, kun kaikkien asiakkaiden putkistoremontit valmistuvat.

This Bachelor’s thesis was commissioned by a small property management agency in Oulu. The agency offers property managing and maintenance services for housing companies, which are the owners of the agency. The aim is to provide the owners services cheaper than the market price. There are sizable plumbing renovations going on in the client housing companies, which leads them to shift into a consumption-based water billing. This shift increases the tasks in the agency. They want to overcome these new tasks with current resources in order to inhibit the costs to rise for both the agency and its clients. The aim of this commission is to develop and optimize the agency’s process of water billing by automating the tasks using the existing information systems. Another aim is to acquaint the staff into the new procedure and into the software’s needed in the process.

This thesis is a qualitative research executed as a functional development exercise in the agency. The work is partially actualized as a so-called zipper method, where theory and practise alternate. The knowledge basis is divided into three parts. The first part elaborates the housing companies, repair constructions and the business of property management. The theoretical basis consists of the Housing Companies Act and the literature and publications of the industry. The second part handles the planning and implementation of the process. Its theoretical basis is the literature of the industry. The empirical part consists of the conversations with the agency’s staff as well as the thesis writer’s observations while working at the agency. In this third part, the theoretical basis is the thesis writer’s earlier work experience at the application supplier and also the manuals of all the software used and their supplier’s support service.

The outcome of this commission is a well-planned, illustrated and more efficient water billing process for the agency. For the orientation of the staff, the whole process as well as the tasks of the different actors in the process are depicted. Detailed manuals for every member of the staff’s own tasks were created utilising the information system and software’s used. The manuals created are exclusively for the agency’s use and thus are a non-publishable background material of this thesis. The functionality of the manuals was tested in practice at the commission agency, and they were proven to enable the tending of the increased tasks with current resources also in the future when all the plumbing renovations will be ready.