Palkkalaskelmien sähköisyysaste Suomessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia Suomen laajuisesti missä muodossa palkkalaskelmat liikkuvat. Käytännössä tämä tarkoittaa paperisten ja sähköisten laskelmien määrää. Lisäksi on kartoitettu muita palkkalaskelmien muotoja sekä tutkittu tulevaisuuden näkymiä palkkalaskelmien suhteen. Opinnäytetyön toimeksiantaja haluaa pysyä salassa.

Työn teoriaperusta käsittelee palkanlaskentaprosessin sähköistymistä, palkkalaskelman sisältöä sekä Kansallinen tulorekisteri -hanketta. Ennen selvitystuloksia on kerrottu selvityksen toteuttamisesta. Lopuksi on johtopäätökset ja pohdinta.

Tutkimusaineiston keräämismenetelmänä käytettiin Internet-kyselyä, joka lähetettiin vastaanottajille sähköpostitse. Kohderyhmäksi rajattiin tilitoimistot. Yhteystiedot hankittiin Taloushallintoliiton sivuilta, jossa on listattuna yli 800 tilitoimistoa. Näistä 512 valittiin kyselyyn. Vastauksia tuli 125 ja vastausprosentti oli täten 24,4. Tässä tapauksessa tämä määrä riittää, koska kohderyhmä on suppea ja tuloksia tarkastellaan kokonaistasolla. Työssä käytettiin sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia menetelmiä.

Erityisiä olettamuksia ei tehty ennen selvitystulosten analysointia. Tuloksisista kävi ilmi, että koko Suomessa jako sähköisten ja paperisten palkkalaskelmien välillä on lähes tasan, sähköisiä ollessa niukasti enemmän. Tarkemman tarkastelun myötä kävi ilmi, että Pohjois- ja Etelä-Suomessa sähköiset laskelmat olivat selvästi yleisempiä kuin paperiset, kun taas Itä- ja Länsi-Suomessa tilanne oli päinvastainen. Muista palkkalaskelmien muodoista sähköpostitse lähetettävä oli selvästi yleisin vastaus, mutta myös esimerkiksi NetPostia käytettiin. Palkkalaskelmien tulevaisuus nähtiin pitkälti sähköisenä ja esimerkiksi järjestelmä, josta työntekijä voi itse noutaa laskelmansa, oli suosittu ehdotus.

Tulevaisuutta ajatellen samasta aiheesta voi ehdottomasti tehdä uuden opinnäytetyön esimerkiksi viiden vuoden kuluttua. Yleinen usko on, että sähköisyys lisääntyy vuosi vuodelta. Tämä voisi johtaa sähköisten palkkalaskelmien kasvuun. Suositeltavaa on, että työ tehtäisiin parin kanssa, jotta työtaakkaa voitaisiin jakaa ja esimerkiksi vastauksia saataisiin enemmän.

The goal of this thesis is to find out the different forms of payslips in Finland. In practice this refers to amount of paper slips, electric slips and other possible formats. The prospects of payslip formats is also a part of this thesis. The assigner of this thesis prefers to be anonymous.

Theory background in the thesis deals with the process of payroll computation, the content of a payslip and the upcoming project called “Kansallinen tulorekisteri”. The aim of the project is to have people’s income information in one place. Before the results of survey, there is a chapter that tells about it. In the end conclusions and discussion are presented.

Webropol-system was used to create the survey, which was sent to respondents via email. The target group was accounting companies. Website of Association of Finnish Accounting Firms was a big help in finding the contact details of these accounting companies. There are over 800 companies in their website and all in all 512 of these companies received the questionnaire. 125 companies answered the survey and therefore response rate was 24.4 %. In this case rate is good enough, because the target group was quite limited and the aim of the survey was to get an overview of the subject. Qualitative methods were used in analyzing open questions and quantitative methods were used in analyzing multiple choice questions.

No specific presumptions were made before analyzing the results. It turned out that in Finland the number of paper and electronic payslips were almost the same although there were a bit more electronic slips than paper slips. In Northern and Southern Finland, electronic slips were more popular than paper slips, whereas the situation in Eastern and Western Finland was opposite. From different formats of payslips, the one that is sent via email as an attachment was the most popular, even though, for instance, NetPosti was also mentioned. Most people thought that in the future there will be increasing number of electronic payslips and that there will be systems which employees can use in order to get their own payslip.

It seems that it could be worthwhile to conduct the survey again in about five years’ time. Common belief is that everyone will have access to digital systems and therefore they will be more popular. Recommendation is that the survey would be carried out together with a partner because there is a lot of work and it would be easier to make a deeper and better analysis.