Perehdyttäminen kirjanpitäjän tehtävään tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on uuden työntekijän perehdyttäminen kirjanpitäjän työtehtävään tilitoimistossa. Työn aikana laadittiin toimeksiantajayrityksen käyttöön kirjallinen perehdytysmateriaali ja tavoitteena oli lisäksi selkeyttää ja kehittää perehdytysprosessia. Hyvällä perehdytyksellä voidaan sitouttaa uusia työntekijöitä ja tehostaa toimintaa. Laatimalla yhtenäiset toimintatavat, pyritään välttämään ylimääräistä työtä perehdytysprosessissa. Aihe oli ajankohtainen, koska toimeksiantajayrityksessä ei ollut kirjallista perehdytysmateriaalia eikä perehdytysmenetelmistä ollut yhtenäistä toimintamallia, vaikka vakiintuneita käytäntöjä olikin käytössä kirjanpitäjien tiimissä.

Opinnäytetyö toteutettiin autoetnografisena tutkimuksena kirjaamalla muistiin 10 viikon ajan työpäivien aikana tehtyjä havaintoja opinnäytetyön aiheeseen liittyen. Jokaiselle viikolle oli asetettu erillinen teema ja tehdyistä havainnoista laadittiin viikoittain yhteenveto, jota analysoitiin teoriaa apuna käyttäen. Tutkimusmetodiksi valikoitui päiväkirjamuoto, sillä se palvelee parhaiten oman työn kehittämistä peilaamalla käytännön työtä päivittäin opinnäytetyön teemoihin. Kirjoitusprosessi ajoittui marraskuusta 2023 tammikuulle 2024.

Opinnäytetyön tuloksena laadittiin kirjallinen ohjemateriaali toimeksiantajayrityksen kirjanpitotiimin käyttöön sekä perehdytyssuunnitelma kirjanpitäjien perehdyttäjien tueksi. Ohjemateriaali on tarkoitettu hyödynnettäväksi sekä perehdytyksessä, että kirjanpitäjien tukena päivittäisessä työssä. Opinnäytetyöprosessissa saatujen tulosten perusteella todettiin, että kirjanpitotiimissä käytössä olleet perehdytysmenetelmät olivat toimivia ja niiden käyttöä kannattaa jatkaa, mutta itsenäisen oppimisen menetelmää tulisi korostaa enemmän verrattuna perinteiseen vierihoitoperehdytykseen. Perehdyttämisprosessia päädyttiin myös muokkaamaan strukturoidummaksi niin, että toimintatavat olisivat yhdenmukaisempia perehdyttäjästä riippumatta. Kirjallisella ohjemateriaalilla ja yhtenäisellä perehdytysmallilla voidaan tehostaa toimintaa ja varmistaa perehdytyksen tasainen laatu.

Tehtyjen havaintojen pohjalta muodostui lisäksi uusia toimintatapoja kirjanpitäjien tiimin päivittäiseen toimintaan. Työn dokumentoinnin ja kattavien ohjeiden merkitys korostui tutkimuksen aikana ja niihin liittyen asetettiin tavoitteet ja toimintaohjeet, jotta voidaan toimia tehokkaasti tuuraustilanteissa, kun kaikki tarvittava tieto on helposti saatavilla. Jatkoa varten kehitysehdotuksena olisi pohtia keinoja, joilla perehdytyksen tehokkuutta voisi toimeksiantajayrityksessä mitata. Näitä keinoja voisivat olla esimerkiksi käytetyn työajan mittaaminen sekä henkilöstökyselyt.