Prosessien nykytilan kartoitus toiminnanohjausjärjestelmän vaihdosprojektissa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi keskisuuri infra-alan yritys Kuljetuspolar Oy. Tehtäväni oli kartoittaa yrityksen nykyiset prosessit toiminnanohjausjärjestelmän vaihdosprojektin taustakartoituksessa. Kuljetuspolar Oy:llä oli aloitushetkellä jo pidempään käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä. Tarkoituksena oli etsiä uusi toimialalle sopiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka palvelee toimintaa nykypäivän tarpeiden mukaan. Työn tarkoituksena oli laatia vuokaaviot nykyisistä prosesseista sekä valmistella projektisuunnitelman runkoa järjestelmän vaihdosta varten. Prosessien selvittämiseksi tehtiin kvalitatiivinen haastattelututkimus sekä osallistuvaa havainnointia. Tietoa kerättiin yrityksen nykyisistä prosesseista, niiden toimintatavoista ja mahdollisista solmukohdista. Tutkimukseen valittiin yrityksen jokaiselta osa-alueelta sopivia henkilöitä, joiden avulla nykyisten prosessien kuvaukset saatiin mahdollisimman tarkaksi. Nykyiset prosessit kuvattiin prosessikaavioina haastatteluiden ja osallistuvan havainnoinnin tutkimustulosten perusteella. Näitä hyödynnettiin uuden järjestelmän valinnassa ja projektisuunnitelman laatimisessa. Projektiin nimettiin projektipäällikkö ja projektiryhmä. Projektiin kuuluvat vaiheet ja tehtävät aikataulutettiin sekä niiden vastuuhenkilöt nimettiin. Aikataulua täydennettiin tarvittaessa. Työskentelyyn osallistui pääasiassa projektiryhmä ja tarvittaessa myös koko henkilöstö. Projektisuunnitelman alkuperäinen versio muokkaantui projektiryhmän palavereiden ja päätösten pohjalta projektin varrella. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihdos on suuri ponnistus keskikokoiselle maanrakennusalan yritykselle. Vaikka järjestelmän vaihdos on työläs, niin nykypäivänä on tärkeää hyödyntää digitalisaation tuomat mahdollisuudet. Niistä voidaan saada yrityksen toimintaa tehostavia, helpottavia ja kustannustehokkaita ratkaisuja, ja yritys pysyy kilpailukykyisenä alan haastavilla ja kilpailluilla markkinoilla. Opinnäytetyö sisältää salaisen liitteen, joka liittyy toimeksiantajayritykselle tehtävään projektisuunnitelmaan sisältäen tarkemmat prosessikaaviot.