Asunto-osakeyhtiön tilinpäätösprosessi : opas toimeksiantajayritykselle

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin asunto-osakeyhtiön tilinpäätösprosessiin. Tilinpäätösprosessi käsittää tilikauden aikaisen kirjanpidon, tilinpäätöskokonaisuuden laatimisen, hallituksen käsittelyn, tilintarkastuksen tai toiminnantarkastuksen, varsinaisen yhtiökokouksen sekä yhtiökokouksen jälkeiset toimet. Tilinpäätöskokonaisuudella tässä työssä tarkoitetaan pakettia, jonka muodostavat tilinpäätös, toimintakertomus, vastikerahoituslaskelmat, talousarvio sekä kirjalliset selvitykset huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä sekä seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista.

Opinnäytetyö oli toiminnallinen opinnäytetyö ja sen kehittämistehtävänä laadittiin opas tilinpäätösprosessin kaikkiin vaiheisiin toimeksiantajayrityksenä olleen oululaisen tili- ja isännöintitoimiston työntekijöiden käyttöön. Tutkimusongelma oli, että asunto-osakeyhtiöiden osakkaat eivät välttämättä ymmärrä tilinpäätöksessä esitettäviä asioita. Tavoitteena oli laatia sellaiset ohjeet, että toimeksiantajayrityksessä laadituissa tilinpäätöksissä esitettäisiin asiat riittävän selkeästi, jotta myös taloushallintoon perehtymättömien osakkeenomistajien on mahdollista ymmärtää niiden oleellinen sisältö. Lisäksi tavoitteena oli, että tilinpäätökset tarjoaisivat osakkaille ja muille sidosryhmille myös sellaista informaatiota, jota kilpailijoiden laatimat tilinpäätökset eivät välttämättä tarjoa.

Opinnäytetyön tietoperusta pohjautui alan säädöksiin, kuten asunto-osakeyhtiölakiin, kirjanpitolakiin ja tilintarkastuslakiin. Lähteenä käytettiin lisäksi alan kirjallisuutta sekä muun muassa Verohallinnon ohjeistuksia ja Tilisanomien artikkeleita. Kehittämistehtävän aineisto hankittiin tekemällä havaintoja siitä, miten toimeksiantajayrityksen tilinpäätösprosessissa on toimittu aiemmin. Lisäksi käytiin sisäistä keskustelua prosessin vaiheista ja pohdittiin keinoja, miten prosessia voidaan sujuvoittaa. Kehittämistehtävän tuotoksena syntyi oppaan lisäksi erilaisia mallipohjia ja tarkistuslistoja toimeksiantajayrityksen käyttöön.

Työn tuloksena havaittiin, että olennaista on se, miten asiat esitetään asunto-osakeyhtiölle pakollisessa toimintakertomuksessa, jotta taloushallintoon perehtymättömien osakkaiden on mahdollista ymmärtää tilinpäätöksen keskeisemmät asiat ja niiden merkitys yhtiön taloudelle. Toimintakertomuksessa voidaan kertoa asioista monisanaisesti ja selkeästi, kun taas varsinaisen tilinpäätöksen muodostavat tuloslaskelma, tase ja liitetiedot täytyy esittää määrätyn kaavan mukaan. Asunto-osakeyhtiön taloudellista tilannetta arvioitaessa on syytä kiinnittää huomiota yhtiön kumulatiivisen hoitovastikerahoitusylijäämän ja yhtiön hoitokulujen väliseen suhteeseen, yhtiön hoitovastikesaamisten määrään sekä mahdolliseen hoitolainan olemassaoloon tai tililimiitin käyttöön. Myös yhtiön kassasta tulee löytyä riittävästi varoja. Lisäksi on huomioitava, onko yhtiöissä tehty ja suunniteltu korjauksia yhtiön ikä huomioiden, jotta voidaan arvioida yhtiöllä olevan korjausvelan määrää.

The purpose of the thesis was to examine the process of financial statements in a housing company. In this thesis, the set of financial statements include not only a profit and loss account, a balance sheet, and the notes to the accounts but also management report, cash flow statements, budgetary estimates, and written reports of the board of directors regarding significant maintenance and alteration work performed within the housing company as well as regarding the need for any maintenance during five years following.

A development task of the thesis was to create a handbook for the process of financial statements to the employees of the client who was accounting and house managing agency. The research problem was that shareholders of housing companies may not understand what is presented in the set of financial statements. The aim was to draw up guidelines so that the set of financial statements prepared in the client company would present matters clearly enough so that shareholders who are not familiar with financial administration are also able to understand the essential content. In addition, the aim was to provide shareholders and interest groups with information that the financial statements prepared by competitors may not provide.

The theoretical knowledge base of the thesis was based on regulations in the field, such as the Limited Liability Housing Companies Act, the Accounting Act and the Auditing Act. In addition, literature and articles in the field were used as the source material, as well as instructions of Tax Administration. The material for the development task was acquired by making observations and having internal discussions on how the client company acted in the process of financial statements in the past. In addition to the handbook, different templates and checklists were created for the use of the client.

As a result of the thesis, it was found out that it is essential how matters are presented in the management report. While a profit and loss account, a balance sheet and the notes to the accounts must be presented in a specific form, in the management report it is possible to give more comprehensible and versatile information to the shareholders. When assessing the financial situation of a housing company, attention should be paid to the relationship between the company's cumulative maintenance financing surplus and the company's maintenance expenses, the amount of the maintenance charge receivables, and the existence of a maintenance loan or the use of an account limit. There must also be sufficient funds in the company's bank account. In addition, it must be taken into account whether the company has maintenance backlog.