Uuden turvallisuusjärjestelmän käyttöönotto ja koulutus – Key Userin päiväkirja

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää uuden turvallisuusjärjestelmän koulutusta, käyttöönottoa ja kehittämistä yrityksessä. Tarkoituksena oli saada palautetta koulutuksesta ja sen onnistumisesta, joka suoritettiin Key Usereita, pääkäyttäjiä, hyödyntäen. Tärkeimmän palautteen saa uuden järjestelmän pääkouluttaja tulevia uusia koulutuksia varten, koska pääkäyttäjien avulla tehtyä laajempaa koulutusta ei ole yrityksessä aikaisemmin tehty. Toimeksiantajani ja työnantajani on Teknos Oy, joka on suomalainen perheyritys maalinvalmistusalalla. Olen maalinvalmistaja ja muihin tehtäviini kuuluu kouluttaminen ja perehdyttäminen. Lisäksi olen uuden järjestelmän työntekijätason pääkäyttäjä.

Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamallin mukaisesti hyödyntäen autoetnografiaa. Lähteenä toimi kirjoittajan muistiinpanot ja analyysit 10 viikon ajalta. Päiväkirjaa ei kirjoitettu 10 viikkoa peräjälkeen, koska välissä oli joulu- ja talvilomat, sekä lakkoviikkoja, jolloin projekti ei kehittynyt eteenpäin. Päiväkirjassa kuvaillaan päivien pääasiat lyhyesti ja jokaisen viikon lopuksi tehty lyhyt viikkoanalyysi. Kerron ja kuvailen myös omia tuntemuksiani ja kerron muilta työntekijöiltä ja pääkäyttäjiltä saadusta palautteesta koskien uuden raportointijärjestelmän käyttöönottoa ja koulutusta.

Koulutuksen ajan keskustelin jatkuvasti sekä oman osastoni työntekijöiden, että muiden tehtaan osastojen työntekijöiden kanssa. Palautetta uudesta järjestelmästä ja koulutuksesta kerättiin keskustelemalla ja kuuntelemalla työntekijöiden mielipiteitä. Muutosvastarinta pysyi vahvana koko Key User -koulutuksen ajan, eikä se näyttänyt merkkejä laantumisesta. Pienet käyttökokemusta helpottavat asiat eivät juurikaan sitä lievittäneet. Työnjohtajilla ja tuotantopäälliköllä oli vastapainoisesti todella positiivinen vaikutelmat uudesta järjestelmästä. Teknoksella on haastavat ajat päällä, eikä alhainen motivaatioilmapiiri auta asiaa. Itse koulutuksesta toimeksiantaja sai paljon tietoa ja informaatiota siitä, että miten parantaa tulevia koulutuksia ja siitä, että ketä Key Usereiksi kelpuutetaan selkeän ja hyvän koulutuksen takaamiseksi. Uskon, että painavilla suullisilla palautteillani saattoi olla vaikutusta, että toimeksiantaja on tarkempi valikoiduista henkilöistä. Antamalla palautteellani pääkouluttaja sai selkeää palautetta siitä, että mikä toimi hänen koulutuksessansa ja mikä ei, sekä miten oma koulutukseni sujui ja mitä haasteita siinä oli. Ehdotukseni järjestää useamman ryhmän koulutuksia ei ollut tarpeellinen, koska pääkouluttaja järjesti koulutusta uudessa kohdemaassa toisen kouluttajan kanssa, joka auttoi hitaammin eteneviä Key Usereita pysymään koulutustahdissa mukana. Antamaani palautetta hyödynnettiin jo.

The objective of the thesis was to study the training, introduction and development of the new safetysoftware. The purpose was to receive feedback on the training and its success, which was carried out by utilizing key users. The primary instructor of the new software gains the most value from the feedback for future training purposes, since the company has never done training with the assistance of key users before. The thesis was commissioned by Teknos Oy, a finnish family business in paints and coating solutions. The author of the thesis is a paintmaker and their other duties are training and orientation. Along side with author’s normal duties they’re new software’s key user.

The thesis was carried out with an autoethnographic research model utilizing a diary. The sources were the author’s written notes and analyses during a 10 week period. The diary was not written in 10 weeks in a row because of christmas and winter holidays, and also because of the strikes during which the project did not progress. In the diary workdays are shortly described and and analysis was carried out at the end of each week. Moreover, the author recorded personal reflections as well as feedback received from other employees regarding the adoption and training associated with the new software.

During the training I had continuous conversations with my department’s employees, as well as other departments’. Feedback about the new software was gathered by conversations and listening the employees’ opinions. The resistance to change remained strong throughout the whole key user training, and it did not show any sings of weakening. Small facilitations on user experience did not mitigate it either. On the other hand, production foremen and managers had positive experiences about the new software. Teknos has fallen to hard times and low motivational athmosphere does not improve the situation. The client received a great deal of knowledge and information on how to improve future trainings and who should be chosen for a key user role to ensure a clear and a proper training. The substantial feedback provided by the author appears to have influenced the employer’s approach, fostering greater selectivity. The insights shared with the primary instructor offered clear guidance on effective training methods and areas needing improvement. The suggestion to organize skill based group training sessions proved unnecessary, as the primary instructor arranged training sessions in a new destination country with the assistance of another instructor, ensuring that slower-progressing key users remained aligned with the training pace. As a result, the feedback was promptly incorporated into the training strategy.