Taloushallinnon kehittäminen: controllerin toimenkuvan näkökulma

Abstract

Tässä opinnäytetyössä oli tarkoitus kehittää Kuopion Setlementti Puijola ry:n taloushallintoa erityisesti controllerin toimenkuvan näkökulmasta. Työn teoreettinen viitekehys koostui taloushallintoon ja controllerin tehtäviin liittyvistä aihealueista sekä tutkimuksellisen osuuden toteuttamiseen liittyvästä teoriasta. Työn tutkimuksellisena osuutena tehtiin teemahaastattelututkimus, jossa kohderyhmänä olivat kohdeorganisaation eri yksiköiden johtajat. Kohdeorganisaatio koostuu useista erillisistä yksiköistä, joissa kussakin on hyvin toisistaan eroavia toimintoja. Osassa yksiköistä on useampia hankemuotoisia toimintoja, joten koko organisaation laskentakohteiden määrä on varsin suuri ja vaihteleva. Näin ollen myös tarpeet taloushallinnon palveluille vaihtelee yksiköiden välillä. Tutkimuksellisessa osuudessa ennakkokäsityksenä ollut tarve taloushallinnon kehittämisestä vahvistui ja tulosten pohjalta luotiin toimenkuvan kuvaus controllerin tehtävälle. Controllerin toimenkuva muodostuu kirjanpidon, talouden seurannan ja ennakoinnin tehtävistä. Osa tehtävistä toistuu päivittäin tai viikoittain, mutta mukana on myös vuoden varrelle eri tavoin jakautuvia tehtäviä erityisesti erilaisiin raportointeihin ja esimerkiksi veroilmoituksiin liittyen. Controllerin työssä on tärkeää varata riittävästi aikaa taloustiedon analysoinnille ja analysoidun tiedon raportoinnille yksiköihin sekä toiminnanjohtajalle. Eri yksiköissä on erilaista osaamista myös taloushallinnon asioiden suhteen, joka controllerin onkin hyvä huomioida työssään. Säännölliset talouspalaverit ovat tärkeitä, jotta yksiköissä tiedetään ajantasainen taloudellinen tilanne ja osataan suunnitella toimintaa sen perusteella.

The purpose of this thesis was to develop the financial administration of Kuopion Setlementti Puijola ry especially from the perspective of the controller´s job description. The theoretical framework of the thesis consisted of topics related to financial management, the tasks of the controller and theory related to the implementation of the research part of the thesis. As part of the research, a thematic interview survey was conducted in which the target group was the leaders of the departments of the client organisation. The client organisation consists of several separate departments, each with very different activities. Some units have several project-based functions, so the number of cost centres for the entire organisation is quite large and varied. Also, the needs for financial administration services vary between units. The preconception of the research was that there is a need for the development of financial administration. This preconception was strengthened during the analyzation, and a job description for the controller's work was created based on the results. The controller's job description consists of tasks related to accounting, financial monitoring and anticipation. Some of the tasks are done daily or weekly, but there are also tasks that are dated throughout the the year, especially tasks related to various reports and, for example, taxes. In the work of a controller, it is important to reserve sufficient time for analysing financial information and reporting the analysed data to the departments and the executive manager. Different departments also have different expertise in financial administration matters and the controller should take that into account in his or her work. Regular financial meetings are important so that the units know the up-to-date financial situation and can plan operations according to the situation.