Projektiorganisaation myyntilaskutusprosessi

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata projektiorganisaation myyntilaskutusprosessia ja sen erityispiirteitä. Opinnäytetyön keskeisenä tarkoituksena oli löytää kehitysehdotuksia myyntilaskutusprosessin tehostamiseksi. Opinnäytetyö on kvalitatiivinen tapaustutkimus, joka on toteutettu puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla. Teemahaastatteluun valikoitui henkilöt, joilla oli kymmenien vuosien kokemus projektityöskentelystä. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan projektiorganisaatioiden myyntilaskutusta. Taloushallinnon muut prosessit ja niiden määritteleminen rajattiin työn ulkopuolelle. Opinnäytetyö suunnattiin projektiorganisaatioissa työskenteleville, jotka haluavat ymmärtää miten myyntilaskutusprosessi niissä toimii. Työ toteutettiin ilman toimeksiantajaa. Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli: Mitä on hyvä myyntilaskutusprosessi projektiorganisaatiossa. Pääkysymystä täydennettiin apukysymyksillä: Miten myyntilaskutusprosessia voidaan kehittää? Mikä on kommunikaation merkitys projektiorganisaation myyntilaskutusprosessissa? Teoreettinen viitekehys koostui kirjallisuudesta, joka käsitteli projektiorganisaatiota ja myyntilaskutusprosessia. Teoriassa keskityttiin nimenomaan projektiorganisaatioiden erityispiirteisiin. Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että projektiorganisaation onnistunut myyntilaskutus on mahdollisimman pitkälle automatisoitua, helposti ja nopeasti toteutettavaa sekä virheetöntä. Kommunikaatiolla on valtavan suuri merkitys koko projektin kuten myös laskutusprosessin onnistumisen kannalta. Projektiorganisaatioiden myyntilaskutusprosessia voidaan tehostaa pienillä yksityiskohdilla. Yrityksen laskutustiedot laitetaan selkeästi esille, sopimuksiin kirjataan yksityiskohtaisesti mitä on sovittu ja laaditaan toimintaohjeet projektilla ilmenevien muutosten varalle. Projektipäälliköiden mahdollisuus seurata laskutusprosessia olisi myös tarpeellista. Jatkotutkimuksen aihe voisi liittyä esimerkiksi automaation lisäämiseen myyntilaskutusprosessissa.

The purpose of this thesis is to describe the project organization’s sales invoicing process and its specific features. The key purpose of the thesis was to find suggestions on how to develope and improve the sales invoicing process. The thesis is a qualitative case study which is conducted with semi-structured theme interviews. The interviewees were selected on the basis of long experience. The thesis was limited to sales invoicing process of project organizations. Other processes in financial administration and their definitions were excluded from work. The thesis is aimed to people working in project organization and who want to understand how sales invoicing process works. The job was done without a commissioner. The research problem of the Thesis was: What is a good sales invoicing processing at a project organization? Theoretical framework of the thesis consisted of literature, which concerns project organization and sales invoicing. The main focus of the sources was on the special features of project organizations. Based on the results of the research, successful sales invoicing process of a project organization is as automated as possible, easily and quickly executed as well as error free. Communication plays a very important role in success of the whole project as well as invoicing process, especially in the starting phase and change situations of the project. Sales invoicing process can be intensified with small things. Company billing information must be informed clearly. Agreements should be clear and as detailed as possible. Project managers should have the ability to see agreement and invoicing information. The topic of further research could for example be: How to increase automation in the sales invoicing process.