Vuokrasaatavien hallinta ja perintä : Case Pohjois-Suomen opiskelija-asuntosäätiö sr

Abstract

Työn toimeksiantajana oli Pohjois-Suomen opiskelija-asuntosäätiö sr. Sen pääasiallista liiketoimintaa on opiskelija-asuntojen rakennuttaminen, kiinteistöjen ylläpito sekä opiskelija-asuntojen vuokraus. Säätiössä työskentelee tällä vakituisesti 16 henkilöä.

Työn tavoitteena oli selvittää vuokrasaatavien perintäprosessin kulku ja laatia toimeksiantajan käyttöön perinnän ohjeistus. Tarkoituksena oli selvittää kuka perintää hoitaa missäkin vaiheessa ja miten prosessi etenee eri tahoilla sekä mitä kustannuksia perinnästä aiheutuu velalliselle ja toimeksiantajalle.

Perintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja sen täytyy olla sekä järkevää että tuloksellista. Perintä on monivaiheinen prosessi ja siihen liittyy paljon lainsäädäntöä, josta täytyy olla tietoinen, että perintä sujuu säädösten mukaisesti. Tällä hetkellä toimeksiantajan saatavien perintä hoidetaan lähettämällä ensimmäinen maksumuistutus itse ja jos se ei tuota tulosta, siirretään saatavien perintä perintätoimistolle.

Teoriaosuuden alussa kerrotaan vuokrasopimuksen sisällöstä ja vuokrasaatavien hallinnasta, jossa avataan tarkemmin vuokralaskuprosessia sekä vuokranvalvonnan tehtäviä. Seuraavaksi kerrotaan vuokrasaatavien perintäprosessista ja sen eri vaiheista lainsäädännön mukaan ja miten perintä etenee käytännössä kohdeyrityksessä, perintätoimistossa ja ulosotossa. Teoriaosuuden lähteinä käytettiin erilaisia lakeja, kuten laki saatavien perinnästä ja laki asuinhuoneiston vuokraamisesta. Kirjallisuudesta päälähteinä olivat Jyrki Lindströmin kirjoittama kirja Luoton valvonta ja saatavien perintä sekä Essi Aunolan ja Tero Uiton kirja Taloyhtiön perintäkirja. Kirjojen lisäksi muita lähteitä olivat internetlähteet sekä kohdeyrityksessä ja perintätoimistossa tehdyt haastattelut.

Kehittämistehtävänä laadittiin toimeksiantajan käyttöön perinnän ohjeistus, jota ei julkaista opinnäytetyön yhteydessä, koska perintää hoitava yritys halusi pysyä anonyyminä. Perinnän ohjeistuksessa käydään läpi vaihe vaiheelta tietyt perintään liittyvät rutiinit. Opas toimii hyvänä tukena uudelle työntekijälle, sillä perintään liittyy paljon muistettavia asioita. Toimeksiantajalle on hyödyllistä, että perintään perehtyy yrityksessä useampi kuin yksi ihminen, jotta esimerkiksi sairaspoissaolo ei hidasta perinnän etenemistä. Tutkimusmenetelminä käytettiin haastatteluja ja havainnointia. Työhön on haastateltu sekä perintätoimiston työntekijää että toimeksiantaja yrityksen henkilökuntaa. Havainnointia käytettiin erityisesti perintäoppaan tekemisessä, jotta saatiin tarkat ja oikeat tiedot perinnän suorittamisesta.

Debt collection is an important part of the company's business and it must be both sensible and profitable. The aim of this thesis was to examine how the collection process of rent receivables proceeds, who conducts the process in its different phases, and what kind of expenses process causes to the debtor and to the creditor. Another purpose of this thesis was to create useful instructions for debts collection to our case company, Student Housing Foundation of Northern Finland (PSOAS). Its main business is to arrange housing services for students and it has over 5 500 apartments in Oulu.

The thesis includes a theory section and an empirical section that deals with the case company. The theory section discusses the content of the lease according to law, the management of the rent receivables and the collection process. The theory section of the thesis is based on books, the internet and the laws. The empirical part focuses on the case company’s introduction and it explains their collection process in practice. The collection manual is not publicly available due to the wishes of the debt collection agency.

The study employed qualitative research methods. In practice, the research method was inter-viewing and observing the work of the case company's employees. Using the data, the material was assembled as collection instructions, which will be tested in the case company. Instructions will be used for orientation of new employees in the future.

In 2005, PSOAS outsourced the part of the collection process to the debt collection agency. Before that, the entire process was handled by one person. The case company still sends the first payment reminder, because it is more human way for the tenants. This way, the rent controller can also correct the errors and better observe the tenants’ solvency and payment behavior. If PSOAS hoped to develop their collection process, it would be useful to conduct a study of the benefits and the costs in case they outsourced the entire process to the debt collection agency.