Työohje henkilöstösihteerille : luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kokouspalkkioiden käsittely toimeksiantajalla

Abstract

Tämän opinnäytetyön lähtökohtana oli toimeksiantajan tarve työohjeelle, jonka aiheena oli luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kokouspalkkioiden käsittely toimeksiantajalla. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Oulun ev.-lut. seurakuntayhtymän Henkilöstöpalvelujen palveluyksikkö. Aiheeseen liittyen ei ollut aiempaa koko käsittelyprosessin kattavaa laadittua työohjetta palkkioiden käsittelijän, eli Oulun seurakuntayhtymässä työskentelevän henkilöstösihteerin näkökulmasta.

Kokouspalkkioiden käsittelyprosessiin liittyy monia vaiheita ja osa-alueita, ja näihin liittyvä tieto on ollut aiemmin hajallaan. Kokouspalkkiota käsittelee pääasiassa yksi henkilöstösihteeri. Kokouspalkkioita käsittelevä työntekijä on vaihtunut viime vuosina henkilöstön vaihtuessa, joten työohjeen puuttuessa aiheeseen liittyvän tiedon välittyminen seuraavalle työn tekijälle on useasti katkennut. Tämän työn tavoitteena oli varmistaa jatkossa luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kokouspalkkioiden käsittelyn sujuvuus ja onnistuneisuus niin, että kaikki työn tekemiseen tarvittava tieto koottiin työohjeeseen.

Opinnäytetyön tietoperustassa tutkittiin, mitä on päätöksenteko seurakuntayhtymässä, ketkä toimivat päätöksen teossa ja mitä ovat toimielimet, joissa päätökset tehdään. Työssä selvitettiin, mitä ovat luottamustoimen hoitamisesta syntyneiden kokouspalkkioiden ja korvausten perusteet sekä esitetään tiivistetysti yleisiä palkkahallinnon palkanlaskentaprosessin vaiheita ja toimintatapoja. Työssä selvitettiin myös, millainen on hyvä työohje. Tietoperustan lähteinä käytettiin kirjallisuutta, verkkokirjoja, verkkosivuja, lainsäädäntöä ja Verohallinnon ohjeita.

Työn kehittämismenetelmänä oli konstruktiivinen tutkimus, jolla luotiin konkreettinen tuotos, eli työohje. Tietoa kerättiin myös haastattelun avulla. Haastattelu toteutettiin ryhmähaastatteluna ja haastateltavina olivat Henkilöstöpalvelujen henkilöstösihteerit. Haastattelun tuloksena saatiin kohdennettua tietoa siitä, mitä henkilöstösihteerit odottavat työohjeelta. Haastattelun vastauksissa korostuivat odotukset siitä, että työohje on selkeä, rakenne on looginen, otsikot ovat selkeät ja työohje sisältää kuvia ja seikkaperäisiä lyhytsanaisia ohjeita. Haastateltavat toivoivat, että työohje sisältää aihetta selittävää tekstiä johdannon muodossa ja vastaa kysymyksiin mitä tehdään, miksi, kenelle ja miten. Työohje laadittiin yhdistämällä työn tietoperustaa ja haastattelun tuloksia.

Työn tavoite toteutui ja työohje valmistui toimeksiantajan käyttöä varten. Työohjeen toimivuus käytännössä selvinnee kuitenkin vasta sitten, kun työohje otetaan konkreettisesti käyttöön. Työohje tehtiin Word-tekstinkäsittelyohjelmalla sillä ajatuksella, että henkilöstösihteerit voivat päivittää työohjetta tarpeen mukaan.