Kansainvälisen konserniyhtiön tytäryhtiössä sovellettava Procure-to-Pay -prosessi

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin kehittämistyönä, mikä tarkastelee procure-to-pay –prosessia (P2P) lääketeollisuuden alalla toimivassa kansainvälisen konserniyhtiön tytäryhtiössä. Työssä kuvataan hankinnasta laskun maksuun olevia vaiheita, joiden pohjalta selvitettiin prosessin pullonkauloja. Tavoitteena oli antaa tulosten perusteella toteuttamiskelpoisia kehittämisehdotuksia, jotka voidaan ottaa käyttöön kohdeorganisaatiossa.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu prosesseista ja niiden kehittämisestä, sekä taloushallinon johtamisesta. Teoriassa käydään läpi taloushallinnon prosesseja, mutta keskitytään P2P–prosessin osiin eli hankinta- ja ostolaskuprosesseihin. Työssä keskityttiin kohdeorganisaation sisäisen prosessin kulkuun ja pureuduttiin ilmiöihin yksityiskohtaisemmin.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena, joka kuuluu kvalitatiiviseen eli laadulliseen tutkimukseen. Opinnäytetyössä käytetyt menetelmät ovat yksilö- ja ryhmähaastattelu, havainnointi sekä työpaja. Työpajan avulla lopuksi kerättiin työntekijöiden kehittämisideoita. P2P-prosessin nykytilaa tutkittiin SWOT-analyysillä. Osa materiaaleista on kohdeorganisaation sisäisiä materiaaleja.

Analysoitujen tulosten perusteella kohdeorganisaation perimmäiset haasteet ovat ohjeistuksiin, rooleihin ja vastuisiin liittyvät epäselvyydet, sekä niistä muodostuvat kuormittavat tekijät. Erityisesti P2P-prosessin epäselvyydet ja haasteet liittyivät toimittajan luontiin, riskianalyysin tekemiseen, ostotilauksiin, kulupakettien valintaan, ostolaskujen käsittelyn viiveeseen, sopimusprosessiin sekä sopimus- ja lakiosaamisen puutteeseen. Kehittämisehdotuksessa painotettiin koulutuksen lisäämistä, ohjastusten selkeyttämistä ja kokoamista yhteen paikkaan sekä roolien ja vastuiden määrittämistä tarkemmin vastuuhenkilön avulla.

The thesis was conducted as a development project, which examines the procure-to-pay (P2P) process in a subsidiary of an international group operating in the pharmaceutical industry. The thesis describes the steps from procurement to invoice payment, which were used to identify the bottlenecks in the process. The objective was to provide feasible development proposals that could be implemented in the commissioner organisation.

The theoretical section of the thesis reviews processes and their development, as well as financial management. The theory covers the processes of financial management, but focuses on the P2P process components, i.e. the procurement and purchase invoice processes. The work focused on the internal processes of the target organisation and delved into the phenomenon in more detail.

The thesis was carried out as a functional study, which is qualitative research. The methods used in the thesis are individual and group interviews, observation and a workshop. The workshop was used to collect ideas for employee development. The current state of the P2P process was examined through a SWOT analysis. Some of the materials are for internal use in the commissioner organisation only.

Based on the results of the analysis, the underlying challenges of the commissioner organisation are the ambiguities in terms of guidelines, roles and responsibilities, and the resulting burden on the actors. Specifically, the ambiguities and challenges in the P2P process were related to vendor creation, third party risk management , purchase orders, selection of cost packages, delays in processing purchase invoices, the contract process, and lack of contractual and legal knowledge. The proposal for improvement focused on more training, clarifying and consolidating instructions in one place, and defining roles and responsibilities more precisely with the responsible person.