Vierailijoiden kulunvalvonta suomalaisessa tutkimusorganisaatiossa

Abstract

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää vierailijoiden kulunvalvontaan liittyvät riskit ja laatia siihen liittyvä kehittämissuunnitelma tilaajaorganisaatiolle.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää tilaajaorganisaatiolle, millaisia riskejä sisältyy vierailijoiden kulunvalvontaan. Tutkimusta haluttiin tilaajaorganisaation taholta rajoittaa vierailijoihin, jotka liikkuvat laajasti tilaajaorganisaation tiloissa, kuten vierailevat tutkijat. Tilaajaorganisaation yleisissä tiloissa liikkuvista vierailijoista selvitystä ei sen koommin pyydetty, koska kuten tutkimuksen edetessä selvisi, heillä on hyvin rajattu alue, jossa he voivat ilman erillistä kulkulupaa liikkua. Tutkimuksen tarkoituksena on myös selkiyttää vierailijoiden kulunvalvontaan liittyvää prosessia ja tiedostaa siihen liittyvät riskit. Tutkimuksen lopputuloksena valmistuneesta kehittämissuunnitelmasta hyötyy erityisesti tilaajaorganisaatio, mutta myös vastaavat Suomessa toimivat tutkimusorganisaatiot.

Kehittämistehtävä syntyi tutkimuksen luonnollisena tuloksena, sillä prosessin heikot lenkit löytyivät helposti. Kehittämistehtävän tuloksena saatu kehittämissuunnitelma syntyi asiantuntijoiden kanssa tuloksia analysoiden vaivattomasti ja tavoite oli selkeä.

Riskienhallinta on erittäin laaja käsite ja voi koskea kaikkea riskienhallintaa jokaisen henkilökohtaisista toimista matkalla ruokaostoksille tai esimerkiksi suuren organisaation riskienhallintaa ulkomaankauppaa koskien. Näin ollen, tätä tutkimusta varten riskienhallintaa tarkasteltiin ja tutkittiin lähinnä riskienhallinnan perusteiden ja yleisen ymmärryksen kartuttamiseksi. Osa organisaation riskienhallintaa on toimitiloja koskeva riskienhallinta ja toimitilaturvallisuus. Toimitilaturvallisuuden yksi keskeisimmistä riskienhallintakeinoista on kulunvalvonta. Tutkimuksen perusteella elektroninen kulunvalvonta on tilaajaorganisaation pääasiallinen kulunvalvonnan keino ja sitä toteutetaan vierailijoiden kohdalla. Tämän vuoksi tutkimuksessa keskitytään erityisesti siihen. Tutkimuksessa on käytetty myös tilaajaorganisaation sisäiseen käyttötarkoitukseen laadittuja määräyksiä ja ohjeita.

Tilaajaorganisaation toiveesta tutkimuksessa ei tuoda esille organisaatioiden tai henkilöiden nimiä. Tämä mahdollisti tutkimusta varten tehdyn tiedonkeruun myös laajemmin tutkimusorganisaatioissa. Tutkimustavaksi valikoitui hyvin varhaisessa vaiheessa haastattelututkimus. Tämä mahdollisti sen, että luettuani saatavilla olevat määräykset ja ohjeet kulunvalvonnan myöntämiseen liittyen sekä haastattelemalla asiantuntijoita heidän kokemuksistaan kulunvalvonnasta, pystyin havaitsemaan aukot, joita vierailijoiden kulunvalvonnassa voi mahdollisesti syntyä.

Tutkimuksen keskeisimpänä tuloksena huomasin, että prosessin kaikilla osapuolilla ei ollut tietoa prosessin vaiheista ja kuinka prosessi on mahdollisesti linjattu. Epäselvyyttä voi aiheuttaa myös vastuuhenkilön poissaolo sekä nimeämättömän sijaisen puute. Tutkimuksen tuotoksena voi siis todeta, että selkeä viestintä ja kouluttaminen on avainasemassa vierailijoiden kulunvalvontaan liittyen riskien vähentämisessä ja poistamisessa.

Tehdyn tutkimuksen tulokset kuvaavat tavanomaisia ja yleisesti tiedossa olevia työelämän ongelmia. Henkilöstöresurssien puute, viestinnän epäonnistuminen ja tarpeellisen koulutuksen puute nousivat tutkimuksessa selviksi pääasiallisiksi riskeiksi. Tutkimuksen tuloksena saatiin kehittämissuunnitelma, joka onnistuessaan vähentää huomattavasti riskejä sekä saa prosessin kestämään paremmin muutoksia. Usein pienillä ja itsestään selvillä toimenpiteillä voi olla suuri vaikutus itse toimeen ja siihen liittyvään prosessiin ja tekijöihin.