Työajanseurannan sähköistäminen yksityisessä päiväkodissa
Hammarén, Susanna (2018)
2018
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024050810049
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024050810049
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Kangasalan Englanninkieliselle Leikkikoululle. Opinnäytetyön tärkeimpänä tavoitteena oli tehostaa päiväkodin työajanseurantaa korvaamalla paperiset työajankirjauslomakkeet käyttäjäystävällisellä sähköisellä työajanseurannalla, automatisoida vuosiloma- ja vapaapäivien laskenta sekä helpottaa tietojen välittämistä palkanlaskentaan.
Opinnäytetyön tietoperustaksi sisällytettiin työajanseurantaan ja palkkoihin liittyviä lakeja ja sopimuksia, joiden avulla sähköisistä työajanseurantataulukoista saatiin tehtyä työajat lainmukaisesti laskevat. Lisäksi toimeksiantajan tarpeisiin räätälöityä tietoperustaa voidaan käyttää tiedonetsintään silloin, kun henkilöstössä tai henkilöstön työajoissa tapahtuu muutoksia. Tietoperusta koostuu työaikalaista, vuosilomalaista ja yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksesta, joten tietoperustaa voidaan hyödyntää myös muissa yksityisissä päiväkodeissa.
Opinnäytetyöhön kuuluu tutkimuksellinen osio, joka toteutettiin lähettämällä sähköpostikysely sadalle Suomessa toimivalle yksityiselle päiväkodille. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää, miten muissa yksityisissä päiväkodeissa seurataan henkilöstön työaikaa ja miten paljon aikaa työajanseurantaan käytetään. Vastausten perusteella saatiin tietoa siitä, millä tasolla toimeksiantajan työajanseurannan tehokkuus oli ennen opinnäytetyötä ja mille tasolle työajanseurannan tehokkuus asettui opinnäytetyön tekemisen jälkeen muihin toimijoihin verrattuna.
Työajanseurannan sähköistäminen puolitti vastaavan opettajan työajanseurantaan kuluttaman ajan ja pienensi henkilöstön kuluttaman ajan kolmannekseen siitä, mitä työajanseurantaan kului ennen opinnäytetyön tekemistä. Tehdyn sähköpostikyselyn perusteella toimeksiantaja saatiin siirrettyä työajanseurannan tehokkuuden osalta kilpailukykyiselle tasolle kyselyyn vastanneisiin yksityisiin päiväkoteihin verrattuna.
Jatkokehittämisaiheeksi esitetään työajanseurantataulukoiden siirtämistä pilvipalveluun ja sitä kautta taulukoiden mobiilikäyttöä. The commissioner of the thesis was English Playschool of Kangasala. The main purpose of the thesis was to make the time tracking process more efficient by replacing the paper timesheets with user-friendly electronic timesheets, by automatizing the computation of annual leaves and holidays, and by optimizing the information transmission to the accounting company.
The theoretical framework of the thesis involves laws and agreements, which prescribe working hours and salaries to assure that the calculations in the electronic timesheets meet the legal requirements. The framework is customised for the use of the commissioner, especially at times of personnel changes or changes in the personnel’s working hours. The theoretical framework consists of Working Hours Act, Annual Holidays Act, and Collective Agreement for the Private Social Services Sector, so it can also be utilised in other private kindergartens.
The thesis includes a research, which was executed by submitting a survey via email to 100 private kindergartens in Finland. The purpose of the survey was to find out the means other private kindergartens track the personnel’s working hours, and how much time the time tracking process takes. The responses provided information on the efficiency of the time tracking process of the commissioner compared to other private kindergartens before and after digitizing the process.
Digitizing the time tracking process decreased the amount of time by half the head teacher used for the process. It also decreased the amount of time the teachers used for filling in the timesheet by two-thirds. The responses of the survey indicated that the efficiency of the time tracking process of the commissioner is now at the competitive level compared to other private kindergartens taking part in the survey. It is possible to further develop the time tracking process by moving the electronic timesheets to a cloud service, so that it would be possible to fill them by mobile devices.
Opinnäytetyön tietoperustaksi sisällytettiin työajanseurantaan ja palkkoihin liittyviä lakeja ja sopimuksia, joiden avulla sähköisistä työajanseurantataulukoista saatiin tehtyä työajat lainmukaisesti laskevat. Lisäksi toimeksiantajan tarpeisiin räätälöityä tietoperustaa voidaan käyttää tiedonetsintään silloin, kun henkilöstössä tai henkilöstön työajoissa tapahtuu muutoksia. Tietoperusta koostuu työaikalaista, vuosilomalaista ja yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksesta, joten tietoperustaa voidaan hyödyntää myös muissa yksityisissä päiväkodeissa.
Opinnäytetyöhön kuuluu tutkimuksellinen osio, joka toteutettiin lähettämällä sähköpostikysely sadalle Suomessa toimivalle yksityiselle päiväkodille. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää, miten muissa yksityisissä päiväkodeissa seurataan henkilöstön työaikaa ja miten paljon aikaa työajanseurantaan käytetään. Vastausten perusteella saatiin tietoa siitä, millä tasolla toimeksiantajan työajanseurannan tehokkuus oli ennen opinnäytetyötä ja mille tasolle työajanseurannan tehokkuus asettui opinnäytetyön tekemisen jälkeen muihin toimijoihin verrattuna.
Työajanseurannan sähköistäminen puolitti vastaavan opettajan työajanseurantaan kuluttaman ajan ja pienensi henkilöstön kuluttaman ajan kolmannekseen siitä, mitä työajanseurantaan kului ennen opinnäytetyön tekemistä. Tehdyn sähköpostikyselyn perusteella toimeksiantaja saatiin siirrettyä työajanseurannan tehokkuuden osalta kilpailukykyiselle tasolle kyselyyn vastanneisiin yksityisiin päiväkoteihin verrattuna.
Jatkokehittämisaiheeksi esitetään työajanseurantataulukoiden siirtämistä pilvipalveluun ja sitä kautta taulukoiden mobiilikäyttöä.
The theoretical framework of the thesis involves laws and agreements, which prescribe working hours and salaries to assure that the calculations in the electronic timesheets meet the legal requirements. The framework is customised for the use of the commissioner, especially at times of personnel changes or changes in the personnel’s working hours. The theoretical framework consists of Working Hours Act, Annual Holidays Act, and Collective Agreement for the Private Social Services Sector, so it can also be utilised in other private kindergartens.
The thesis includes a research, which was executed by submitting a survey via email to 100 private kindergartens in Finland. The purpose of the survey was to find out the means other private kindergartens track the personnel’s working hours, and how much time the time tracking process takes. The responses provided information on the efficiency of the time tracking process of the commissioner compared to other private kindergartens before and after digitizing the process.
Digitizing the time tracking process decreased the amount of time by half the head teacher used for the process. It also decreased the amount of time the teachers used for filling in the timesheet by two-thirds. The responses of the survey indicated that the efficiency of the time tracking process of the commissioner is now at the competitive level compared to other private kindergartens taking part in the survey. It is possible to further develop the time tracking process by moving the electronic timesheets to a cloud service, so that it would be possible to fill them by mobile devices.