Ostolaskuprosessin kehittämistutkimus : Case Tilitoimisto X

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää toimeksiantajan ostolaskuprosessia. Toimeksiantaja on auktorisoitu tilitoimisto. Tarkoituksena on helpottaa ostolaskujen käsittelijöiden rutiinityötä tutkimalla automatisointia sekä muita ostolaskuprosessin kehittämisvaiheita. Aihe syntyi toimeksiantajan pyynnöstä ja omasta työkokemuksesta ostoreskontran parissa

Työn teoriaosuudessa käsitellään taloushallinnon kokonaisuutta varsinkin sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon muodossa. Lisäksi opinnäytetyössä avataan eri sähköiset laskumuodot verkkolaskuista skannattuihin laskuihin. Tietoperustassa kerrotaan myös ostolaskuprosessin vaiheista ja erilaisista taloushallinnon järjestelmistä. Teoria on laadittu ajankohtaisista taloushallinnon kirjallisuuksista sekä verkkolähteistä.

Opinnäytetyö on toiminnallinen, jonka tuotoksena on yhteenveto toimeksiantajalle. Yhteenveto on laadittu ryhmähaastattelun perusteella. Tutkimusmenetelmänä on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Ryhmähaastattelun avulla selvitettiin tilitoimiston tilastoja, automatisoinnin esteitä sekä esitettiin ehdotuksia kehitettävistä asioista.

Ryhmähaastattelussa selvisi, että suurimmat ongelmat toimeksiantajan ostolaskuprosessissa liittyvät skannattuihin laskuihin, verkkolaskujen virheellisiin datoihin, asiakasyrityksen toimintatapaan, järjestelmäongelmiin sekä rajalliseen ajankäyttöön kehitysideoiden laatimiseksi. Kehitysehdotukset määriteltiin näiden ongelmien kautta. Jatkossa toimeksiantajan on varmistettava säännöllisesti palaverien ja työssä esitettyjen tavoitteiden avulla, että ostolaskuprosessin kehittäminen jatkuu myös tulevaisuudessa.

The objective of this thesis is to develop the purchase invoice processing of the case company. The commissioner of this thesis is an authorized accounting agency in Finland. The purpose is to simplify the routine work of invoice handlers by determining the potential for automatization and other activities in the purchase invoice processing. The subject of this thesis was based on the request of the company and on the author’s work experience with accounts payable.

The theoretical part of the thesis discusses the financial administration, especially in forms of electronic and digital financial administration. In addition, the thesis examines various electronic invoicing forms from e-invoices to scanned invoices. The theoretical part also describes how the purchase invoice processing works and what kind of programs are needed to run it. The theory is based on current financial literature and online sources.

The thesis is project-based work, the product of which is a summary for the commissioner. The summary is based on a group interview. Thus, the research method of this thesis is qualitative. The group interview was organized to analyze the statistics of the accounting firm, investigate the obstacles to automatization and create new ideas for the purchase invoice processing.

According to the results of the interview, the main problems in the purchase invoice processing of the commissioner were related to scanned invoices, incorrect data in e-invoices, problems in systems and limited time to develop new ideas. The development proposals of this thesis were based on these problems. In the future, the commissioner regularly needs to ensure that the development of the purchase invoice processing will continue by organizing meetings and checking the goals which were established in the summary prepared for their needs.