Palkanlaskennan ulkoiset sidosryhmät ja työohjeen laadinta

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona kasvavalle konserniyritykselle, joka tarvitsi palkanlaskennan työohjeen. Työohjeen avulla haluttiin helpottaa uuden työntekijän tai harjoittelijan perehdytystä palkanlaskennan työtehtäviin ja tukea häntä itsenäiseen työskentelyyn. Samalla haluttiin dokumentoida yrityksellä oleva ajankohtainen tietotaito.

Opinnäytetyön tavoitteeksi asetettiin laatia selkeä ja havainnollinen palkanlaskennan työohje, joka auttaa palkanlaskennan harjoittelijaa tai uutta työntekijää suoriutumaan käytännön tehtävistä toimeksiantajayrityksessä. Lisäksi tavoitteena oli kuvata yrityksen palkanmaksuun liittyvät tilitys- ja ilmoitusvelvollisuudet ulkoisille sidosryhmille sekä mahdollisuudet hakea palkkakustannuskorvauksia ulkoisilta sidosryhmiltä.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena, johon yhdistyi sekä konstruktiivisen että tapaustutkimuksen piirteitä. Palkanlaskennan työohjeen laatimista varten perehdyttiin ajankohtaiseen lainsäädäntöön, yrityksen soveltamiin työehtosopimuksiin ja muihin palkanlaskentaan liittyviin ohjedokumentteihin. Käytännön tietoa kerättiin tarkastelemalla palkanlaskennan työvaiheita oikeassa työympäristössä ja dokumentoimalla niitä. Työohjeessa palkanlaskentaprosessia kuvattiin yrityksen näkökulmasta ja työympäristössä. Huomioon otettiin käytössä olevat ohjelmistot, toimintatavat ja sovellettavat työehtosopimukset. Laadittu työohje on tämän opinnäytetyöraportin liitteenä, mutta toimeksiantosopimuksen mukaan sitä ei julkaista.

Teoriaperustasta, johon tutustuttiin tämän opinnäytetyön puitteissa, rajattiin toimeksiantajayrityksen ja ulkoisten sidosryhmien väliset palkanmaksuun liittyvät vuorovaikutustilanteet. Niiden analysoinnin perusteella tehtiin kuvaus yrityksen tilitys- ja ilmoitusvelvollisuuksista sekä mahdollisuuksista hakea palkkakustannuskorvauksia. Laadittu kuvaus antaa käsityksen yrityksen työympäristöstä ja ulkoisten sidosryhmien edellyttämistä toimenpiteistä.

Laadittu palkanlaskennan työohje luovutettiin toimeksiantajalle. Työohje laadittiin perehdytyksen tueksi eikä se voi korvata kokeneen työkaverin antamaa perehdytystä. Se ei sisällä lainsäädännöllistä taustaa, mutta perustuu siihen, joten toimeksiantajan tehtäväksi jää työohjeen päivittäminen lainsäädännön muuttuessa.

This thesis was done for a growing group company, which needed a payroll manual. The manual was supposed to make it easier to introduce the company’s payroll process to a new employee or a trainee and to provide him or her support for independent working. At the same time the company was interested to get documented current payroll know-how.

The aim of the thesis was to compile a clear and illustrative payroll manual, which would help the payroll trainee or the new employee to cope with payroll tasks in practice. In addition to that another objective of the thesis was to describe the company’s responsibilities for payments and reporting to different interest groups outside the company as well as the company’s possibilities to apply for salary expenses compensation from these interest groups.

This thesis was based on qualitative methods, which involved features of both constructive research and case study. To compile the payroll manual the current legislation, the collective agreements applied by the company and other payroll related normative documents were studied. The empirical data was collected by observing stages of payroll process in the real working environment and documenting them. In the manual the payroll process is presented from the company’s point of view and in the company’s working environment. Consequently, the software in use, the working procedures and the applied collective agreements were considered. The completed manual is attached to this thesis report, but according to the agreement made with the company it will not be published.

The theoretical data studied within the thesis was limited to the interaction situations between the company and the payroll interest groups outside the company. Based on analysis of them the company’s responsibilities for payments and reporting to different interest groups outside the company as well as the company’s possibilities to apply for salary expenses compensation from these interest groups were described in the thesis report. The completed description gives an idea about the working environment of the company and the payroll procedures required by the interest groups outside the company.

The completed payroll manual was delivered to the company. The manual was made to support and can’t replace guiding given by an experienced colleague. Even though the manual itself doesn’t contain legislation background, it is made based on current legislation. Therefore, the company should update the manual when the legislation changes.