Vapaa-aikatoimen uuden työntekijän perehdyttäminen

Abstract

Opinnäytetyömme aiheena on uuden työntekijän perehdyttäminen ja tarkoituksenamme oli luoda uuden työntekijän perehdyttämisopas. Työmme sai alkunsa Sievin vapaa-aikatoimen tarpeesta. Opinnäytetyömme tilaaja on Sievin kunnan vapaa-aikatoimi, johon sisältyvät kunnan nuoriso-, kulttuuri-, liikunta-, kirjasto- sekä työllistämispalvelut. Tarkoituksenamme oli kartoittaa heidän perehdyttämiskäytäntöjään sekä tehdä heille käyttöön konkreettinen perehdyttämisopas helpottamaan perehdyttämistä ja lisäämään työhyvinvointia. Opinnäytetyömme on toiminnallinen tuotekehitystyö. Työ koostuu opinnäytetyön raportista ja tuotteesta eli perehdytysoppaasta, lisäksi loimme yhdessä tilaajan kanssa perehdyttämisen tarkistuslistat.

Laadukkaan perehdyttämisen ansiosta työntekijä pääsee nopeasti selville työympäristöstä, työyhteisöstä, työpaikan toimintatavoista sekä -periaatteista. Opinnäytetyömme tietoperusta käsittelee perehdyttämisen määritelmiä, merkityksiä ja tavoitteita sekä perehdytysprosessia ja lainsäädäntöä. Lisäksi syvennyimme johtamiseen ja tarkemmin kuntajohtamiseen sekä henkilöstöjohtamiseen. Keskityimme perehdyttämisen tärkeyteen ja perehdyttämisen vaikutuksesta työntekijöiden työhyvinvointiin. Perehdytysoppaan teimme tiiviissä yhteistyössä Sievin vapaa-aikatoimen kanssa. Keräsimme taustatietoja ja palautetta keskustelemalla työntekijöiden ja esimiehen kanssa kasvotusten ja sähköisesti.

Perehdytysopas sisältää muun muassa Sievin kunnan yleisesittelyn sekä perustiedot, turvallisuutta koskevat ohjeet, tietoja työterveyshuollosta, palkanmaksusta, lomista sekä työhyvinvointia tukevista toimista. Perehdytysoppaan tarkoituksena on, että perehdytettävä oppii työpaikkansa toimintatavat sekä työtehtävänsä ja pääsee työskentelemään itsenäisesti mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Opas ja perehdyttämisen tarkistuslistat toimivat muistilistana perehdyttäjälle sekä perehdytettävälle. Perehdyttämisopas sisältää salassa pidettävää tietoa, jonka vuoksi se ei ole julkisesti saatavilla vaan ainoastaan Sievin vapaa-aikatoimella.

Jatkossa perehdyttämisopasta voidaan laajentaa kattamaan koko kunnan työntekijöitä, jolloin kaikki saavat tasapuolisen ja kattavan perehdyttämisen. Perehdyttämistä tulee seurata ja kehittää perehdyttäjien sekä perehdytettävien antaman palautteen pohjalta. Näin perehdyttäminen pysyy laadukkaana ja lisää työhyvinvointia ja -motivaatiota.

High-quality orientation enables an employee to quickly find out about his/her work environment, work community, workplace practices and principles. Our work was commissioned by the recreation division of the municipality of Sievi (Finland), which had a need for a new employee orientation guide to familiarize a new employee with the organization. The recreation division includes youth, cultural, sports, library and employment services.

The thesis reports a functional product development project. The aim was to map previous familiarization practices and to create a new employee orientation guide in order to facilitate orientation and increase well-being at work. In addition, the aim was to provide the commissioner with familiarization checklists.

The theoretical background of the thesis consists of the definitions, meanings and goals of orientation, the orientation process and legislation. The focus was on leadership and more closely on the management of local government and human resource management. In addition, special attention was paid to the importance of orientation and the influence of orientation on the employees’ well-being at work. The orientation guide was conducted in close cooperation with the commissioner. Background information and feedback was collected by interviewing the employees and the supervisor face-to-face and electronically.

The orientation guide includes, among other things, a general presentation of the recreation division of the municipality of Sievi, some basic information, safety instructions as well as information on occupational health care, payroll, vacation and work well-being activities. By using the orientation guide, the employees can familiarize with the work methods of their workplace and their job and to work independently as quickly and efficiently as possible. The guide and orientation checklists serve as checklists for both the instructors and the employees. The orientation guide contains confidential information, which is why it is not publicly accessible.

In the future, the orientation guide could be expanded to cover the employees of the whole municipality, giving everyone equal and comprehensive orientation. The orientation should be monitored and developed on the basis of feedback received from the instructors and the employees. In this way, orientation remains high-quality and increases occupational well-being and motivation.