Esimiestyön ja prosessijohdon rajapinnalla Pohjois-Suomen verotoimistossa

Abstract

Verohallinto on yksi niistä julkisen puolen organisaatiosta, joka on muuttanut toimintamalliaan matriisimaiseen muotoon. Vanhasta puhtaasta linjaorganisaatiosta on siirrytty prosessien maailmaan. Nykyisessä toimintamallissa esimerkiksi esimiestyö ja prosessivastaavuus on eriytetty omiksi rooleikseen ja tehtävikseen. Ennen Verohallinnossa esimies vastasi sekä johtamistyöstä että substanssipuolen hallinnasta. Tänä päivänä esimies hoitaa henkilöjohtamisen ja prosessi-vastaava ohjaa aineellisen puolen osaamista.

Tämä opinnäytetyö on tehty Pohjois-Suomen verotoimiston henkilöverotusyksikköön. Pohjois-Suomen verotoimistossa työskentelee henkilöitä Oulussa, Pudasjärvellä, Kuusamossa, Raahes-sa, Siikalatvalla, Rovaniemellä, Kittilässä, Ivalossa, Kemijärvellä, Muoniossa, Sodankylässä, Kemissä ja Pellossa. Maantieteellisesti Pohjois-Suomen verotoimiston alue on todella suuri. Koska uudessa toimintamallissa on toimittu nyt muutaman vuoden ajan, tuli Pohjois-Suomen verotoimiston johtotasolta toive kuulla uuden toimintamallin kokemuksia tarkemmalla tasolla. Työn tarkoitus ei ole ratkaista mahdollisia esiin tulleita ongelmia, vaan enemmän tuoda esiin mielipiteitä matriisimaisesta toiminnasta esimiestyön ja prosessivastaavien työn jakautumisesta.

Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena. Materiaali on kerätty teemahaastattelun keinoin haastattelemalla henkilöitä esimiestasolta, prosessivastaavista ja suorittavan tason virkamiehistä. Teoreettinen viitekehys käsittelee matriisiorganisaatioita, organisaatiomuutosta, johtamista julkisella sektorilla sekä prosessin johtamisen asioita. Lähteinä viitekehyksessä on käytetty kirjallisuutta kunkin aihepiirin johtavien ajattelijoiden tuotannosta. Organisaatioteorioissa päälähteenä on ollut Virtanen & Stenvall, johtamisessa Sydänmaanlakka ja prosessin johtamisessa Laamanen & Tinnilä.

Tutkimuksessa nousi esiin se, että Pohjois-Suomen verotoimiston toimintamalli ei edusta puhdasta matriisiorganisaatiomallia, vaikka näitä piirteitä on todennettavissa. Esimiestyön ja prosessivastaavan toiminnan eriyttäminen on koettu hyväksi asiaksi. Sekä esimies että prosessivastaava ovat pystyneet keskittymään omiin tehtäviinsä huomattavasti paremmalla tasolla. Vastuunjako on kohtuullisen selkeää. Prosessipalaverien vähentynyt määrä on koettu haasteeksi. Muutoksen tuoma maantieteellisen sijainnin vähentynyt merkitys on lisännyt mahdollisuuksia laajentaa osaamista ja tehdä työtä vapaammin. Huolimatta muutosten monikerroksellisuuksista henkilöstö suhtautuu niihin luottavaisesti ja avoimin mielin.

The Finnish Tax Administration is one of the public sector organizations which is moving towards matrix organization model. Old line organization model is history and processes are taking over. In the new model management and process supervision are separate roles and actions, as in the old model they both belonged to the supervisor. Today human resource management is ran by one person and substance knowledge by another.

This thesis is made for the Northern Finland Tax Office Individual Income Taxation department. In this organization works people from Oulu, Pudasjärvi, Kuusamo, Raahe, Siikalatva, Rovanie-mi, Kittilä, Ivalo, Kemijärvi, Muonio, Sodankylä, Kemi and Pello. Geographically the area is ex-tensive. Because this ongoing change has been underway for few years now, management of Northern Finland Tax Office wanted to hear some real life experiences and opinions about how it has succeeded. The aim on thesis is not to solve any potential problems appeared in separating human resource management and process supervision, but to point these cases and offer them to the knowledge of the management in Northern Finland Tax Office.

The research was conducted as a case study. The material was gathered with semi-structured interviews. The people who were interviewed were from management level, process supervisors and tax operating level. Theoretical frame of reference consists of matrix organization theory, organization chance theory, management on public sector theory and process management theory. The main authors on theories are Virtanen & Stenvall, Sydänmaanlakka and Laamanen & Tinnilä.

The results of this research showed that the Northern Finland Tax Office is not purely a matrix organization, although it has features from it. Separating management and process supervision has been seen as a good change. Both roles are now clearer and people working in these roles can operate more effectively. Decrease of process meetings has been a negative direction. Because of the ongoing chance people can work better without geographical restrictions and it allows them to widen their professional skills and work more freely. Although the chance is big and layered, people in Northern Finland Tax Office are taking it calmly and with an open mind.