Tilitoimiston valmistautuminen tulorekisterin käyttöönottoon

Abstract

Laki tulotietojärjestelmästä (53/2018) tuli voimaan 16.1.2018. Tulorekisteri otetaan käyttöön vuoden 2019 alusta. Tulotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin tapahtuu yleensä sähköisesti, ja usein automaattisesti, jolloin palkkahallinnon ohjelmiston on oltava integroitu toimimaan tulorekisterin kanssa.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä muutoksia tulorekisterin käyttöönotto vaatii tilitoimiston käytössä olevilta tietojärjestelmiltä, sekä kartoittaa henkilökunnan koulutustarve tulorekisterin käyttöönoton suhteen. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii paikallinen pieni tilitoimisto. Tulorekisterin käyttöönottoa varten haluttiin selvittää, onko yrityksen tietojärjestelmän kautta mahdollista ilmoittaa automaattisesti, sähköisesti ja reaaliaikaisesti tulotietoja. Tavoitteena oli myös kartoittaa henkilökunnan mahdollinen koulutustarve tulorekisterin käyttöönottoa koskevissa käytännön asioissa.

Opinnäytetyö on luonteeltaan tapaustutkimus. Tietoperustan muodostivat asiaa koskeva lainsäädäntö ja verohallinnon tulorekisteriyksikön ohjeet. Muu aineisto koostettiin perehtymällä toimeksiantajan tietojärjestelmään ja muuhun aineistoon, sekä haastattelemalla toimeksiantajan henkilöstöä ja tutustumalla käytännön toimintaan toimeksiantajayrityksen toimipisteissä.

Opinnäytetyöprosessin edetessä kävi ilmi, että palkanlaskentaohjelmiston toimittaja tekisi ohjelmaan päivityksen, joka mahdollistaa tulotietojen ilmoittamisen sähköisesti. Ohjelmistoa ei tarvinnut vaihtaa. Palkanlaskentaohjelman automaattista ilmoitustoimintoa ei voinut koekäyttää ennen tulorekisterin käyttöönottoa. Toimeksiantajayrityksen henkilökunnalla ilmeni koulutustarvetta, ja kesällä 2018 koettiin, että tietoa on hankala saada. Verohallinto on syksyn 2018 mittaan julkaissut sivuillaan lisätietoa ja ohjeita tulorekisterin käyttöön. Henkilökunta on tutustunut tulorekisterin käyttöön sitä mukaa kun lisätietoa on saatu.

The Incomes Register is a national online database of income information. It contains the comprehensive earned income, pension and benefits information of each individual wage and salary earner. The Act on the Incomes Information System (53/2018) came into effect on 16. January 2018. Employers or other paymasters must report the details of earned income after 1 January 2019 to the Incomes Register within five days of the payment. The information required by the various authorities will be submitted in a single report made to a centralised register. Notification of the income information in the Incomes Register is usually performed electronically, often automatically, so that the payroll software needs to be integrated into the Incomes Register.

The thesis is commissioned by a local small accounting firm. The aim of the thesis was to find out what changes the introduction of the income register require from the information systems used by the accountancy system of the commissioner and to determine the training needs of the staff regarding the introduction of the income register. For the purpose of introducing the incomes register, the objective was to find out whether the commissioner's information system can automatically and in real time provide income data into the Incomes Register, or if there is a need for new software.

The thesis is a case study. The theoretical background was based on relevant legislation and instructions from the Tax Administration's Income Register Unit. Other information obtained by studying the commissioner’s information system and other material, in addition by interviewing the commissioner’s staff and observing practical activities at commissioner's offices. As the study progressed, the software developer informed that there would be a software update which enables the transmission of incomes information automatically in real time. As a result, there was no need for a new software application. Training needs of the staff were met by training material published by the tax administration during the fall.