Tiedonhallinnan parhaat käytännöt ja järjestelmän ylläpidon dokumentaatio ICT-asiantuntijoiden näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia tiedonhallinnan toimivuutta ICT-asiantuntijoiden näkökulmasta painottuen järjestelmädokumentaatioon ja sen vaikutuksiin palvelunhallintaan ja SLA-sopimuksiin. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kyselytutkimusta, ja tulokset perustuvat erään ICT-organisaation asiantuntijoiden vastausten analyysiin.

Tutkimustulokset osoittivat, että vaikka nykyaikaisia tiedonhallintajärjestelmiä on käytössä, tiedon saatavuuden ja dokumentaation laadun parantaminen vaatii jatkuvaa kehittämistä. Ongelmat eivät läheskään aina johdu teknisistä puutteista vaan organisaation sisäisistä käytännöistä ja kommunikaatiosta. Tärkeimmiksi dokumentaatiotarpeiksi järjestelmän ylläpidossa koettiin pääkäyttäjäohjeet, käyttöohjeet, ylläpito- ja tukidokumentaatio, testaussuunnitelma ja -raportti sekä järjestelmäkuvaus.

Suositukset tiedonhallinnan kehittämiselle perustuvat parhaiden käytäntöjen tunnistamiseen, joita ovat säännöllinen dokumentaation läpikäynti ja päivitys, selkeät ohjeistukset sekä käyttäjäystävällisten hakutoimintojen mahdollisuus. Johtopäätöksenä todettiin, että dokumentaatiolla on merkittävä vaikutus organisaation palvelunhallintaan ja SLA-sopimusten noudattamiseen. Jatkotutkimusaiheiksi ehdotettiin käyttäjien kokemuksia eri tiedonhallintajärjestelmistä sekä eri käytäntöjen vertailua.

Opinnäytetyö antaa arvokasta tietoa tiedonhallinnan haasteista ja parhaista käytännöistä, ja suosituksia voidaan hyödyntää organisaatioiden tiedonhallinnan kehittämisessä ja järjestelmädokumentaation ylläpidossa.