Ostolaskuprosessin automatisoinnin vaikutus sisäiseen raportointiin ja raportointimahdollisuuksiin

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan ostolaskuprosessin automatisoinnin vaikutusta sisäiseen raportointiin ja raportointi mahdollisuuksiin. Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia millaisia vaikutuksia ostolaskuprosessin automatisoinnilla on sisäiseen raportointiin ja onko tämän kehityksen myötä mahdollista kehittää uusi raportti, jolla pystytään vastaamaan paremmin raportointi tarpeeseen.

Aihe on ajankohtainen yrityksessä, koska ostolaskuja tulee tällä hetkellä kuukausittain noin 1000 jotka tarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään manuaalisesti. Yrityksessä ei myöskään ole aiemmin kyetty täyttämään täysin kaikkia raportointitarpeita.

Tutkimusmenetelmänä tässä opinnäytetyössä on käytetty kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta, joka on toteutettu avoimina haastatteluina. Haastateltavat työskentelevät Metsä Fibre Oy:ssä ja ovat oman alansa asiantuntijoita. Tietoperustana raportissa on käytetty taloushallinnon kirjallisuutta, artikkelia, nettilähteitä ja lainsäädäntöä.

Tutkimustuloksista voidaan päätellä, että ostolaskuprosessin automatisoinnilla on positiivisia vaikutuksia raportoitavan tiedon laatuun, luotettavuuteen ja oikea-aikaisuuteen. Ostolaskuprosessin automatisointi vaatii järjestelmäkehitystä, jota voidaan hyödyntää raportoinnissa. Jatkossa raportointia pystytään automatisoimaan ja voidaan rakentaa uusi raportti, joka vastaa nykymallia paremmin raportointitarpeisiin.

This thesis examines the effect of purchase invoice process automatization to internal reporting and reporting possibilities. The goal of the thesis is to explore what kind of impact purchase invoice handling automatization will have on internal reporting and is it possible to develop a new report, that better fulfills reporting needs.

The topic is current because the target company receives about 1000 purchase invoices monthly. They are all reviewed, accounted and accepted for manually. The company has not successfully fulfilled all reporting needs.

The research method of this thesis is qualitive research, which was implemented by open interviews. The interviewees are working in Metsä Fibre and they are professional in their own field. In this thesis I have used financial management’s literature, articles, internet sources and legislation.

It is deduced from the results of the study that automatization of purchase invoice process has a positive impact to quality, reliability and right timing of reported information. Purchase invoice process automatization requires system development, that can be used in reporting. In the future it is possible to automatize also reporting and build a new report that meets the reporting needs better than the current model.