Sähköisen HR-työpöydän käyttöönotto : toiminnan muutos Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee sähköisen HR-työpöydän käyttöönottoa Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää työntekijöiden asenteet sähköiseen HR-työpöytään ennen käyttöönottoa ja käyttöönoton jälkeen. Tutkimuksessa haluttiin tietää odotukset ja asenteet tulevaa muutosta kohtaan sekä työntekijöiden kokemukset järjestelmän käytöstä, kun HR-työpöytä on ollut käytössä sairaanhoitopiirissä muutaman kuukauden.

Tietoperusta rakentuu oppivan organisaation ja muutosjohtamisen teorioihin. Oppivan organisaation teoriaa lähestyttiin kartoittamalla, millainen on oppiva organisaatio ja minkälaisia etuja organisaation oppimisella on mahdollista saavuttaa. Muutosjohtamisen teoriaosuudessa käsitellään muutokseen sitoutumista, muutokseen liittyviä haasteita ja muutoksen onnistumista.

Opinnäytetyön kyselyt tehtiin Survey Pal- kyselynä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän työntekijöille. Ensimmäinen kysely toteutettiin joulukuussa 2017 ennen toiminnan muutosta ja jatkokysely julkaistiin marraskuussa 2018 uuden toimintajärjestelmän oltua käytössä organisaatiossa noin puoli vuotta. Molempiin kyselyihin vastasi alle 10 % työntekijöistä.

Ensimmäisen kyselyn tulosten perusteella sähköinen HR-työpöytä koettiin odotettuna muutoksena ja sen ajateltiin nopeuttavan työntekijöiden palvelussuhdeasioiden käsittelyä. Vastaajat toivoivat toimintatavan muutoksen yhteyteen selkeitä ohjeita ja koulutusta.

Jatkokyselyn tulosten perusteella yli puolet vastaajista piti muutosta onnistuneena, erityisesti alle 40-vuotiaat vastaajat. Suurin osa vastaajista ajatteli muutoksen olleen myös tarpeellinen. Kehittämiskohteina kyselyn tuloksista ilmeni viestinnän parantaminen ja saavutettavuus. Vastaajat toivoivat myös selkeitä ohjeita sekä lisää koulutustilaisuuksia HR-työpöydän käyttöön.

The thesis examines the implementation of digital HR table in The Kuopio University Hospital District Municipal Federation. One of the aims of this thesis and its first survey was to find out the employees’ expectations and attitudes towards the upcoming change before the introduction of digital HR table. The follow-up survey was then conducted in order to discover the employees’ experiences of the new system after it had been in use for a few months.

The theoretical background of the thesis is based on the theories of learning organization and change management. The approach to learning organization concentrated on what is a learning organization and what kind of advantages a learning organization can achieve. The chapter of change management emphasizes on engaging to change, the challenges involving change and successful change.

Both the surveys were conducted on Survey Pal’s online survey software to the employees of Kuopio University Hospital. The first survey was carried out in December 2017 before the change and the follow-up survey was conducted in November 2018 when digital HR table had been in use for about six months. Less than 10 % of the employees responded to both the surveys.

Based on the first survey’s results digital HR table was considered to be an expected change and it was considered to accelerate employees’ HR management. Respondents expected clear instructions and education involving the change situation.

The second survey’s results indicate that over half of the respondents thought the change was successful, especially the respondents under 40 years of age. Most of the respondents thought the change was necessary. The development initiations that became evident from the survey were the improvement of communication and accessibility of communication. The respondents also hoped for clearer instructions and more education about digital HR table.