Myyntilaskutuksen uudistaminen muutosjohtamisen näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Oulun kaupungin konsernihallinnon talousryhmä, joka omistaa kaupungin myyntilaskutusprosessin. Työssä tutkittiin kaupungin myyntilaskutuksen uudistamisprojektia toimintaympäristön muutoksen ja muutosjohtamisen näkökulmista sekä toteutettiin projektista väliraportti. Työssä etsittiin vastauksia siihen, mitkä muutosjohtamisen keinot auttoivat saavuttamaan yksimielisen päätöksen, kun uusi yleislaskutusjärjestelmä valittiin. Lisäksi vastausta haettiin siihen, oliko projektin vaiheissa tunnistettavissa muutosjohtamista ja mitkä keinot olivat ratkaisevia.

Myyntilaskutusprojektin toteutustapana oli toimintatutkimus, jolle tunnusomaista on, että tuotetaan tutkittua tietoa ja pyritään saamaan aikaan muutos, jolla muutetaan ihmisten tai organisaation toimintaa. Olennaista on, että toimintatutkimuksessa toimijat osallistuvat kehittämistyöhön, osallistavia työskentelytapoja suositaan sekä se, että muutos viedään käytäntöön ja muutosta arvioidaan. Tietoperustana käytettiin muutosjohtamisesta tehtyjä tutkimuksia ja analyysimetodologiana pehmeää systeemiajattelua. Tietoperustan mukaan myyntilaskutuksen uudistamisprojektissa on ollut kyse isosta toimintaympäristön muutostarpeesta ja projektin eri vaiheet ovat edellyttäneet projektiin osallistuvilta henkilöiltä muutosvoimaa ja muutoskykyä. Aineistoa saatiin lähdejärjestelmistä ja hallintokuntien menettelytavoista muodostetuista tutkimustuloksista, joiden avulla laskutusaineistot pystytään tulevaisuudessa tuomaan uuteen yleislaskutusjärjestelmään. Työssä tunnistettiin, että kyseessä oli systeemimetodologian periaatteiden mukainen jäsentynyt tutkimus- ja analyysivaihe, jonka avulla syntyi näkemys muutosprosessista, jonka avulla valintapäätöksen tekijät pystyivät valitsemaan parhaan tunnistetun vaihtoehdon valittavissa olevista yleislaskutusjärjestelmistä.

Onnistuneen muutosjohtamisen avaimina olivat projektiryhmän ja käyttöönottoprojektiin nimettyjen henkilöiden sitoutuminen projektityöhön sekä perusteellinen taustatutkimus ja tutkimustulosten dokumentointi. Myyntilaskutuksen käyttöönoton projektiryhmän muodostivat projektipäällikkö, ICT-suunnittelijat, projektisuunnittelijat ja asiantuntijat eri hallintokunnista. Asetelma oli innovatiivinen, koska saman tyyppistä kokoonpanoa ei ole myyntilaskutuksessa ennen ollut koolla. Vaikka hallintokuntien perustehtävät eroavat toisistaan, yhteisen toimintamallin käyttöönotto, yhteisesti hyväksytyt aikataulut, yhdenmukaistettu asiakkuuksien hallinta ja hyvien käytäntöjen jakaminen loivat pohjan kehitykselle ja onnistumiselle.

The subscriber of the work is the economy group of the town of Oulu. A project in which an old billing system is replaced with a new one has been examined in the work. Studies that have been made from the management of change of the environment have been used as an information foundation. In the work, an intermediate report has been carried out from the project, sales billing. Study question has been characteristic of the management of change that in the project has been identified and what methods of the management of change have been crucial at the choice stage of the new system. The method of implementation has been an activity analysis. In the study examined information has been produced and the objective has been to achieve changes to the operation of the people and organization. In the activity analysis, the people have participated in the developing and a participating approach is popular. Furthermore, the change has been taken to a practical level and the success of the change will be estimated. Studies that have been made from the management of change have been used as an information foundation and soft system thinking as analysis methodology. The project has been a matter of big change in the environment and the stages of the project have required the dynamic and change ability of the people who participate in the project. In use there have been the materials made in the project by analyzing which the customer registers, among others are felt one way. According to the principles of the system methodology, this has been a study stage and analysis stage that has been organized and with the help of which a view on the change process has been created. It has been possible furthermore, to use the analysis to make the decision on the new billing system.

The management of change has been succeeded. The honor belongs to the people who have been bound themselves to the work. Furthermore, the honor belongs to a thorough study and documentation of results. In the works, new thinking according to which the people who the separate work have been brought together to create the operations model has been tried. It is a question of the innovative operation because there has been the same type of assemblage earlier. The basic tasks of administration municipalities differ from each other but the introduction of the common operations model, schedules that have been jointly accepted, the standardized maintenance of the customer register and the division of good practices provide the necessary conditions for development and success.