Standardoidut taloushallinnon laskusanomat ja niiden merkitys organisaation toimintaan

Abstract

Opinnäytetyössä tutkitaan miten verkkolaskusanomien standardoidut tietosisällöt helpottavat laskun vastaanottajan työtä ja mitä vaikutuksia tietosisällöillä on vastaanottavan organisaation ja laskun käsittelyketjun toimintaan. Opinnäytetyön tarkoitus on nostaa esiin tietosisältöjen standardien tärkeyttä ja näistä tiedoista johdettuja syy-seuraussuhteita. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Pohjois-Savon hyvinvointialue ja opinnäytetyö toteutetaan toiminnallisena kehittämistyönä.

Teoriaosuudessa kuvataan verkkolaskutuksen toimintaa, käyttölaajuutta ja verkkolaskutusta ohjaavia lainsäädännöllisiä tekijöitä. Osuudessa käydään läpi standardien perusperiaatteita, eurooppalaisen verkkolaskustandardin sisältöä, sekä kuvataan kansallisesti yleisimmin käytössä olevat verkkolaskuformaatit sekä operaattorien toimintaa laskusanomien välityksessä.

Toiminnallisessa kehitysosuudessa esitetään toimeksiantajan ostolaskuprosessin vaiheita ja toimeksiantajan ennalta havaittuja kehityskohteita, sekä otetaan kantaa joihinkin olennaisimpiin verkkolaskujen tietosisältöihin ostolaskujen käsittelyn näkökulmasta. Toiminnallisena työnä laadin toimeksiantajalle laskutusohjeet julkaistavaksi ja jaettavaksi Pohjois-Savon hyvinvointialuetta laskuttaville tahoille. Laskutusohje sisältää ohjeet verkkolaskujen tietosisällöistä ja näille tiedoille verkkolaskustandardin ohjeistamat paikat, joita laskuttajien tulisi noudattaa laskuttaessaan toimeksiantajaorganisaatiota.

Toisena osana kehitysosuutta rakensin hyvinvointialueelle sääntöpohjaista laskujen käsittelyn automatiikkaa seitsemän (7) kuukauden tarkasteluajanjakson ajan. Sääntöpohjaisen automatiikan tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajalle kustannussäästöä, vähentää laskujen käsittelyyn käytettyä työaikaa, sekä lyhentää laskujen kiertoaikaa.

Tulokset ja yhteenveto-osuudessa analysoidaan laskusanomien mahdollistaman automatiikan avulla saavutettua ja saavutettavissa olevaa hyötyä, sekä pohditaan laskusanomien hyödyntämistä rajoittavia tekijöitä. Osuudessa on todettu saavutetun automaatioasteen tuoneen toimeksiantajalle konkreettista kustannus- ja resurssihyötyä. Osiossa annetaan suosituksia ja kehitysehdotuksia laskusanomien hyödyntämiseen ostolaskuprosessin vaiheissa jatkossa. Työtä voidaan hyödyntää organisaatiossa taloushallinnon prosesseja kehittäessä.