Sisäisen tiedonhallinnan tehostaminen

Abstract

Opinnäytetyön tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka sisäistä tiedonhallintaa voitaisiin tehostaa. Tiedonhallinnalla on tärkeä rooli nykypäivän yrityksissä, erityisesti asiantuntijarooleissa. Tiedon pitää olla saatavilla oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tutkimuksessa selvitettiin tiedonhallinnan nykytila, kehityskohdat sekä asiat, jotka vaikuttavat tehokkaaseen ja onnistuneeseen tiedonhallintaan. Tutkimus rajattiin myynnin ja teknisen osaston välisen tiedonhallinnan tehostamiseen.

Tutkimus toteutettiin arvovirtaprojektina, jossa hyödynnettiin Lean-menetelmiä ja -työkaluja. Arvo-virtaprojekti koostuu viidestä vaiheesta: valmistelusta, nykytilan kartoituksesta, tavoitetilan suunnittelusta, toimenpidesuunnitelmasta sekä parannusten toteutuksesta. Tutkimusote oli konstruktiivinen ja tutkimusmenetelmänä hyödynnettiin kvalitatiivista ja kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimusaineistoa kerättiin myynniltä ja tekniseltä osastolta kyselylomakkeen, teemahaastattelujen ja havainnoinnin avulla. Vastausten pohjalta laadittiin nykytila-analyysi, jonka pohjalta valittiin tärkeimmät kehityskohdat. Kehityskohdiksi valittiin tietojen heikko saatavuus kaikille, yhteisten verkkolevyjen käyttö ja teknisen osaston pitkävasteaika sekä teknisten dokumenttien puuttuminen yhteiseltä verkkolevyltä. Valittujen kehityskohtien perusteella laadittiin toimenpidesuunnitelma, joka pitää sisällään tavoitteet ja ehdotukset tarvittavista toimenpiteistä, vastuuhenkilöt sekä aikataulun.

Tutkimuksessa ilmenneet kehityskohdat vaativat suhteellisen pieniä toimenpiteitä, mutta pienilläkin muutoksilla voidaan saada aikaiseksi huomattavaa kehitystä, joka tehostaa sisäistä tiedonhallintaa yrityksessä. Lisäksi tutkimuksessa ilmeni myynnin ja teknisen osaston välisessä yhteistyössä muitakin kehitystarpeita, joita voidaan työstää erillisenä kehitysprojektina hyödyntäen tässä tutkimuksessa käytettyjä Lean-menetelmiä.