Loppukäyttäjäohjeiden kehittämistyö

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajalle loppukäyttäjäohjeet suomeksi ja englanniksi. Ohjeet käsittelevät ostolaskujen käsittelyä OpusCapitan Invoice Process Automation – järjestelmässä. Ohjeet laadittiin ostolaskujen tarkastajille ja hyväksyjille, joista käytetään toimeksiantajayrityksessä termiä loppukäyttäjät. Toimeksiantajayritys halusi pysyä nimettömänä, joten yritykseen viitattaan opinnäytetyössä nimellä Yritys X. Yritys X:llä on ollut aiemmin käytössä useita yksittäisiä loppukäyttäjille suunnattuja ohjeita, mutta selkeä ja yhtenäinen kokonaisuus on puuttunut. Tavoitteena oli luoda ohjeet, jotka tukevat tarkastajien ja hyväksyjien päivittäistä työskentelyä sekä auttavat uusien työntekijöiden perehdytyksessä.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin digitaalista taloushallintoa, taloushallinnon prosesseja ja ohjeiden laatimisen teoriaa. Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin laadullisia eli kvalitatiivisia menetelmiä. Aineistoa kerättiin suorittamalla Yritys X:n edustajalle kaksi teemahaastattelua. Haastatteluilla kartoitettiin kohderyhmän tarpeita ja nykyisten ohjeiden puutteita. Haastatteluilla kerättyjä tietoja täydennettiin havainnoinnin menetelmin. Uudet ohjeet luotiin hyödyntämällä vanhoja ohjemateriaaleja, joita täydennettiin tutkimusmenetelmillä kerätyillä tiedoilla. Työn tuotoksena syntyi odotetusti selkeät ja informatiiviset loppukäyttäjäohjeet suomeksi ja englanniksi.