Digitaalinen työntekijäkokemus uusien järjestelmien käyttöönotossa – esimerkki yliopisto

Abstract

Suuret järjestelmähankinnat ja prosessien digitalisoiminen ovat yksi haasteellisimmista projekteista, joita organisaatioissa tehdään. Opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa työntekijöiden näkökulmasta keskeisiä tekijöitä, jotka ovat merkityksellisiä uuden järjestelmän käyttöönotossa työntekijän kokemuksen kannalta. Työn lähtökohtana on kohdeorganisaation tarve ymmärtää digitaalista työntekijäkokemusta sekä tarve tukea työntekijöitään näissä muutostilanteissa eli miten työntekijät kokevat oman työnsä merkityksen ja roolinsa osana digitalisaation prosessia. Kehittämistyön tuloksena syntyi kohdeorganisaatiolle laadittu käytännönläheinen malli, miten tukea työntekijöitään näissä muutostilanteissa, kun uusia järjestelmiä otetaan käyttöön. Kohdeorganisaatio voi hyödyntää mallia sen tulevissa digitaalisissa kehitysprojekteissa sekä uusien järjestelmien käyttöönotoissa.

Opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö, joka toteutettiin tapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin sekä kyselylomakkeella että haastatteluilla. Sähköinen anonyymi kyselylomake lähetettiin vastaajien sähköpostiin. Kyselylomake koostui Likert- tyyppisistä, viisiportaisista väittämistä ja avoimista kysymyksistä. Tutkimusaineistoa täydennettiin kvantitatiivista kyselylomakkeen lisäksi teemahaastattelulla. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluna ja organisaatiosta haastateltiin yhteensä kuutta avainhenkilöä. Litteroitu haastatteluaineisto analysoitiin induktiivisen eli aineistolähtöisen sisällönanalyysin keinoin.

Opinnäytetyön tulokset osoittavat, että toivotunlainen digitaalinen työntekijäkokemus ei tapahdu itsestään, vaan sitä täytyy johtaa aktiivisesti. Työn digitalisaatio ja uusien järjestelmien käyttöönotto vaikuttaa työntekijän kokemukseen voimakkaasti. Digitalisaation ytimessä on uudistuminen ja muutos, ja tämä jatkuva muutos työssä vaikuttaa myös työntekijän digitaaliseen kokemukseen. Uuden järjestelmän käyttöönotossa digitaalinen työntekijäkokemus ei liity pelkästään järjestelmän käytön tekniseen opetteluun, vaan ennen kaikkea muuttuviin työn prosesseihin, toimintatapoihin ja työnkuviin. Uusien prosessien ja toimintatapojen oppiminen ei saisi jäädä työntekijälle itselleen, vaan hän tarvitsee siinä työyhteisön ja lähiesihenkilön tukea. Opinnäytetyön tulokset osoittavat, että uuden järjestelmän käyttöönottoa tulisi tarkastella työntekijän oppimisprosessin sekä työntekijän toimijuuden tukemisen näkökulmasta. Keskeistä käyttöönotossa on huomioida työntekijän toiminta ja toimenkuvaan kuuluvien prosessien integroiminen osaksi uutta sähköistä järjestelmää sekä tukea työntekijöiden toimijuutta.

Jatkokehitysehdotuksena suositellaan monipuolisemman ja laajemman käyttöönottomallin kehittämistä työntekijöiden tueksi sekä uusien luovien ratkaisujen etsimistä, joilla voidaan tukea työntekijöiden työssä tarvittavaa digiosaamista, toimijuutta ja työhyvinvointia.