Developing the Upgrade and Installation Process and Project Management in High Acute Care Systems

Abstract

Opinnäytetyö käsitteli haasteita, joita esiintyy GE HealthCare:n tarjoamien järjestelmien toteuttamisessa ja päivittämisessä. Pääasiallinen tavoite oli toteuttaa käytännön parannuksia prosesseihin ja projektien hallintaan. GE HealthCare sai käyttökelpoisia näkemyksiä ja suosituksia projektien hallintaan ja läpiviemiseen, joilla päästään parempaan lopputulokseen.

Opinnäytetyössä kriittiset menestystekijät tunnistetiin ensin kirjallisuuskatsauksen kautta. Tätä seuraasi empiirinen tiedonkeruu viiden haastattelun ja kahden työpajan muodossa. Tämä lähestymistapa auttoi ymmärtämään organisaation kohtaamia käytännön ongelmia ja muodosti perustan yhdessä luotavien ratkaisujen kehittämiselle. Tutkimus hyödynsi työpajoja ja palvelumuotoilun periaatteita sekä Tuplatimantti-menetelmää.

Kirjallisuudesta keskeiset tunnistetut menestystekijät olivat vahva johtajuus, tehokas viestintä, sidosryhmien sitouttaminen ja projektitavoitteiden sitominen liiketoiminnan tavoitteisiin. Tiimityöskentely, resurssien tehokas hyödyntäminen ja proaktiivinen riskienhallinta tunnistettiin myös keskeisiksi tekijöiksi.

Analyysi paljasti haasteita, kuten pitkät käyttökatkot päivityksessä, viestintäongelmat ja resurssien jakamisen ongelmat. Tehokas projektinhallinta, erityisesti vahva johtajuus ja sidosryhmien yhteistyö, tunnistettiin menestyksen kannalta tärkeiksi. Monimutkaiset manuaaliset prosessit aiheuttivat merkittäviä riskejä. Näiden havaintojen pohjalta tehtiin prosessiparannuksia ja kehitettiin työkaluja, kuten prosessikaaviot, vika-analyysityökalu, viestintäpohjat, projektipalauteprosessi ja käyttökatkoton päivitysmalli.

Opinnäytetyössä suositellaan johtajuuden tukemisen vahvistamista, projektitiimien tiiviimpää yhteistyötä ja selkeiden viestintäkanavien luomista sidosryhmien välille. Sidosryhmien ja asiakkaiden osallistuminen päätöksentekoon edistää omistajuuden ja sitoutumisen tunnetta. Yhteiskehittäminen on myös keino, jolla voidaan tukea organisaation projektitoiminnan kehittämistä. Näiden toimien integroiminen päivittäiseen työhön varmistaa jatkuvat hyödyt organisaatiolle ja vahvistaa jatkuvan parantamisen kulttuuria.

The thesis addressed the challenges faced in the implementation and upgrading of IT-systems offered by GE HealthCare. The main objective was to implement practical improvements to processes and project management. GE HealthCare received valuable insights and recommendations for projects aimed at achieving better project outcomes.

The critical success factors were identified first through the literature, followed by empirical data collection through five interviews and two workshops. This approach helped to understand the problems organization faced and laid the foundation for developing solutions together. The study uses principles of service design, and the Double Diamond method.

Key identified success factors include strong leadership, effective communication, stakeholder engagement, and aligning project objectives with business goals. Teamwork, efficient resource utilization, and proactive risk management were also identified as crucial factors. The importance of process development and continuous improvement was also analyzed through literature.

Key findings revealed challenges such as long update downtimes, communication issues, and problems related to resource allocation. Effective project management practices, especially strong leadership and stakeholder collaboration were identified as crucial for success. An important observation was also that complex manual processes posed significant risks. Based on these findings, process improvements and tool development were carried out. New solutions included for example process flowcharts, failure analysis tools, communication templates, project feedback processes, and a zero-downtime update model.

The thesis suggests enhancing leadership support, empowering teams, and establishing clear stakeholder communication. Involving customers in decision-making fosters ownership and commitment. It is also noted that continuing co-creation supports process development and promotes continuous improvement culture which is crucial for future success.