Maahantuontiyrityksen prosessien kartoitus toimintakäsikirjaa varten
Martikainen, Vesa (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024061823643
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024061823643
Tiivistelmä
Yritys on pieni perheyritys, joka työllistää yhden työntekijän. Yritys on perustettu keväällä 2019. Yritys toimii kansainvälisesti. Maahantuontia on Ranskasta ja Yhdysvalloista. Myyntialueena on Suomi, Ruotsi ja tulevaisuudessa myös Norja. Yritys tekee yhteisökauppaa Suomeen ja Ruotsiin. Yritys on rekisteröity Suomeen, mutta sen varasto sijaitsee Virossa, josta tilaukset lähetetään asiakkaille. Tämän takia yritys on rekisteröitynyt myös Viroon arvonlisäverovelvolliseksi.Toimintatavat yrityksessä olevat muotoutuneet toiminnan edetessä ja osaamista on karttunut sekä yrittäjille, että työntekijälle. Yrityksessä oli huomattu toiminnan haavoittuvuus, mikäli joku avainhenkilöistä olisi estynyt tekemästä työtään. Osaaminen oli hajallaan. Toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi yritys päätti laatia toimintakäsikirjan avainprosesseistaan. Tämän opinnäytetyön toimeksianto perustui yrityksen tarpeeseen.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli määrittää maahantuontiyrityksen prosessit ja toimintatavat, jotta niiden pohjalta yritys pystyi laatimaan yritykselle toimintakäsikirjan. Toimintakäsikirjaan laadittiin tarkka ohjeistus kustakin toiminnosta. Opinnäytetyö rajattiin prosessien määrittämiseen. Ohjeistuksen laatiminen tehtiin yrityksessä tämän työn pohjalta.
Opinnäytetyön lähestymistapa oli kvalitatiivinen. Tietoperustana käytettiin alan kirjallisuutta ja viranomaisten nettisivuja, sekä työntekijöiden ja yrittäjien haastatteluja. Opinnäytetyössä hyödynnettiin käytännöllistä ja kokemuksellista tietoa tekijöiltä. Ohjeistusta kaipasi mm. tullauskäytännöt, logistiikan organisointi, viranomaisraportointi, laskutus, tilausten teko ja tilausten vastaanotto.
Opinnäytetyön tuloksena yrityksen avainprosessit kartoitettiin ja muutama työohje laadittiin malliksi. Yritys jatkoi loppujen toimintakäsikirjan työohjeiden laatimista opinnäytetyön pohjalta.
Johtopäätöksenä työn pohjalta, yritys pystyi käymään läpi ydinprosessinsa ja tehostamaan toimintaansa, sekä parantamaan varautumista avainhenkilöiden poissaoloon. The principal company is a small family business. They import goods from France and from United States. The sales area is Finland, Sweden and in the future Norway. The company practice intra-Community supply in Finland and Sweden. The company is registered in Finland, but it’s warehouse is located in Estonia. For this reason, the company is also registered for VAT in Estonia.
The ways in which the company operates have evolved over time and expertise has been accumulated for both entrepreneurs and employee. The company had noticed an operational vulnerability if one of the key personnel had been prevented from doing their job. To ensure business continuity, the company decided to develop an operations manual for it’s key processes. The assignment for this thesis was based on the need of the company.
The purpose of the thesis was to define the processes and operating methods of an import company, so that the company could prepare an operation manual. Detailed instructions for each functions were prepared to the manual. The thesis was limited to defining processes. The preparation of the guidelines was done in the company, on the basis of this work.
A qualitative research methods has been used in the thesis. The theory was based on authorities websites, interviews with employee and entrepreneurs and to a small extent on the literature of the subject. There were difficulties to find exact information from the literature to this thesis. Most of the books of determination of processes consist determinations for different kind of ERP systems.
As a result, the company’s key processes were mapped and a few work instructions were prepared as a model. The guidance is needed for customs clearance practices, organizing logistics, VAT reporting to Estonia, invoicing, order receipt and order placement.
After all, the company continued to prepare work instructions for the operation manual on the basis of the thesis. In conclusion, based on the work, the company was able to go through it’s core processes and streamline it’s operations, as well as improve preparedness for the absence of key personnel.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli määrittää maahantuontiyrityksen prosessit ja toimintatavat, jotta niiden pohjalta yritys pystyi laatimaan yritykselle toimintakäsikirjan. Toimintakäsikirjaan laadittiin tarkka ohjeistus kustakin toiminnosta. Opinnäytetyö rajattiin prosessien määrittämiseen. Ohjeistuksen laatiminen tehtiin yrityksessä tämän työn pohjalta.
Opinnäytetyön lähestymistapa oli kvalitatiivinen. Tietoperustana käytettiin alan kirjallisuutta ja viranomaisten nettisivuja, sekä työntekijöiden ja yrittäjien haastatteluja. Opinnäytetyössä hyödynnettiin käytännöllistä ja kokemuksellista tietoa tekijöiltä. Ohjeistusta kaipasi mm. tullauskäytännöt, logistiikan organisointi, viranomaisraportointi, laskutus, tilausten teko ja tilausten vastaanotto.
Opinnäytetyön tuloksena yrityksen avainprosessit kartoitettiin ja muutama työohje laadittiin malliksi. Yritys jatkoi loppujen toimintakäsikirjan työohjeiden laatimista opinnäytetyön pohjalta.
Johtopäätöksenä työn pohjalta, yritys pystyi käymään läpi ydinprosessinsa ja tehostamaan toimintaansa, sekä parantamaan varautumista avainhenkilöiden poissaoloon.
The ways in which the company operates have evolved over time and expertise has been accumulated for both entrepreneurs and employee. The company had noticed an operational vulnerability if one of the key personnel had been prevented from doing their job. To ensure business continuity, the company decided to develop an operations manual for it’s key processes. The assignment for this thesis was based on the need of the company.
The purpose of the thesis was to define the processes and operating methods of an import company, so that the company could prepare an operation manual. Detailed instructions for each functions were prepared to the manual. The thesis was limited to defining processes. The preparation of the guidelines was done in the company, on the basis of this work.
A qualitative research methods has been used in the thesis. The theory was based on authorities websites, interviews with employee and entrepreneurs and to a small extent on the literature of the subject. There were difficulties to find exact information from the literature to this thesis. Most of the books of determination of processes consist determinations for different kind of ERP systems.
As a result, the company’s key processes were mapped and a few work instructions were prepared as a model. The guidance is needed for customs clearance practices, organizing logistics, VAT reporting to Estonia, invoicing, order receipt and order placement.
After all, the company continued to prepare work instructions for the operation manual on the basis of the thesis. In conclusion, based on the work, the company was able to go through it’s core processes and streamline it’s operations, as well as improve preparedness for the absence of key personnel.