Ostolaskujärjestelmän käyttöopas

Abstract

Toimeksiantajayrityksessä otettiin käyttöön uusi ostolaskujärjestelmä. Opinnäytetyön tehtävänä oli luoda järjestelmälle käyttöopas, jossa on yksityiskohtaisesti käyty läpi järjestelmän toiminnat ja toimintaperiaate osana ostolaskuprosessia. Käyttöoppaan ensisijainen tavoite oli helpottaa nykyisten työntekijöiden siirtymistä uuteen järjestelmään ja vastaavasti tulevaisuudessa auttaa uusia työntekijöitä perehtymään ostolaskujärjestelmän käyttöön. Toimeksiantajayritys halusi pysyä tässä projektissa nimettömänä, joten opastakaan ei julkaista.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa on käyty läpi aihealueita, jotka vaikuttavat oppaan tekoon. Tärkeimpänä kohtana nostetaan esille ostolaskuprosessi, joka yleistasolla määrittää sen mitä asioita oppaassa käsitellään. Teoriaosuus on kirjoitettu kokonaan lähteisiin perustuen, joten raportissa olevat asiat ovat niin sanottu yleiskuvaus läpikäydyistä aiheista. Lähteiksi pyrittiin valitsemaan mahdollisimman tuoreita ja luotettavia lähteitä taloushallinnon alan ammattilaisilta. Tärkeimpiä lähteitä olivat Kaarlejärven ja Salmisen kirjoittama kirja Älykäs taloushallinto sekä Lahden ja Salmisen kirjoittama Digitaalinen taloushallinto.

Oppaassa on käyty läpi ostolaskuprosessin kaikki vaiheet erilaisten laskujen osalta taloushallinnon näkökulmasta. Oppaan sisältö voi poiketa teoriaosuudessa läpikäydystä ostolaskuprosessista, koska opas on tehty toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessin ja käytänteiden mukaiseksi. Opas koostuu eri osakokonaisuuksista, jotka on eroteltu otsikoiden avulla. Näin sieltä voi etsiä ohjeita joihinkin tiettyihin vaiheisiin laskun käsittelyssä, esimerkiksi kuinka käänteinen alv käsitellään yhteisöostoissa. Opas on kirjoitettu käskymuodossa ja havainnollistamisen lisäämiseksi mukaan on liitetty kuvakaappauksia jokaisesta vaiheesta.

Opas jää sähköisessä muodossa toimeksiantajayrityksen käyttöön, joten heillä on helppo päivittää sitä tarpeen tullen. Päivittämisen syynä voivat olla ostolaskuprosessin muuttuminen sekä automaation lisääntyminen. Mahdollisena kehityskohteena ja jatkotoimenpiteinä voisi olla selvitys, kuinka yritys voisi hyödyntää enemmän tekoälyä ja robotiikkaa uuden ostolaskujärjestelmän avulla.