A systemic approach to knowledge management : an autoethnographic journey

Abstract

Purpose – The research produces a comprehensive and in-depth view about knowledge management development in a state research institute, identifies the causalities during the creation of a systemic knowledge management, and provides recommendations to plan knowledge management in government organizations.

Approach – Inductive and abductive research approaches have been applied. The research is longitudinal from 2016−2027 and was conducted in a prolonged manner during 2020−2024. An embedded cultural aspect is applied due to long-term membership in a case organization and its culture.

Methodology – Autoethnography enabled full potential in preparing narrative of the journey throughout the time horizon of the research. Data collection and analysis applied concurrent mixed methods. Retrospective vignettes and the usage of a centralized BI-platform data were interpreted simultaneously, supporting one another, and producing 9 patterns.

Findings – The research proved that one committed individual can have a direct impact on the absorptive capacity of the organization. It showcased that knowledge management development needs to be incorporated into the formal way of performing work in an organization. Integrating workflows into the development of knowledge management processes serves a purpose and was found crucial. The research highlights the importance validated and intentionally improved leadership. A holistic approach in the developing knowledge-based management requires initiating knowledge management strategy and making a long-term commitment to it.

Research limitations – An interpretivist autoethnography can be subjective and biased if the outcome of the research is not popularized. Initially, I struggled to grasp what autoethnography entailed, leading to numerous missteps and an overwhelming amount of data. Organizing the data chronologically proved unhelpful. Concurrent work obligations served as both a primary data source and a significant obstacle.

Practical implications and originality – This autoethnographic research, demonstrates a method in creation of a holistic and sustainable knowledge management practices in the case organization. It provides practical and detailed guidance on selecting research approaches and methods and provides suggestions for further research.

Tarkoitus – Tutkimus tarjoaa kattavan ja syvällisen näkemyksen tietojohtamisen kehittämisestä valtion tutkimuskeskuksessa, tunnistaa syy-seuraussuhteita järjestelmällisen tietojohtamisen kehittämisestä ja antaa suosituksia tietojohtamisen suunnitteluun julkishallinnon organisaatioissa.

Lähestymistapa – Tutkimuksessa on sovellettu induktiivista ja abduktiivista tutkimuslähestymistapaa. Tutkimus on pitkittäinen, ajanjaksolta 2016–2027, ja se on toteutettu vuosina 2020−2024. Tutkimukseen on sisällytetty kulttuurinen näkökulma tutkijan ollessa tarkastellun organisaation jäsen.

Metodologia – Autoetnografia mahdollisti narratiivien muodostumisen tutkimusajanjaksolta. Tiedonkeruussa ja analyysissä hyödynnettiin kvalitatiivista ja kvantitatiivista aineistoa. Retrospektiivisiä autoetnografisia kuvaelmia ja keskitetyn johdon raportointialustan käyttöä käsiteltiin samanaikaisesti, mikä tuotti 9 kehityskulkua.

Havainnot – Tutkimus osoitti, että sovellettaessa autoetnografista lähestymistapaa sitoutunut yksilö voi vaikuttaa suoraan organisaation kyvykkyyteen vastaanottaa uutta tietoa ja muuttua. Tutkimus näytti toteen, että tiedolla johtamisen käytänteiden sisällyttäminen osaksi organisaation virallisia työnkulkuja on ratkaisevaa. Tutkimus korostaa jatkuvien johtamiskäytänteiden kehittämisen merkitystä. Holistinen lähestymistapa tiedolla johtamisen kehittämisessä edellyttää tietojohtamisen strategian laatimista ja organisaation pitkäaikaista sitoutumista siihen.

Tutkimuksen rajoitukset – Tulkinnallinen autoetnografia voi olla subjektiivinen ja puolueellinen, ellei tutkimustuloksia yleistetä. Alussa haastetta tuotti harha-askelien ottaminen sekä valtava määrää aineistoa. Aineiston kronologinen järjestäminen osoittautui mahdottomaksi. Työskenteleminen samanaikaisesti tietojohtamisen liittyvässä työroolissa toimi sekä ensisijaisena tietolähteenä että merkittävänä esteenä.

Käytännön vaikutukset ja omaperäisyys – Tämä autoetnografinen tutkimus opastaa käytännönläheisesti, mitä kokonaisvaltaisen ja kestävien tiedolla johtamisen käytänteiden ja toimintaprosessien luominen on edellyttänyt. Tutkimus tarjoaa myös käytännöllistä ja yksityiskohtaista ohjausta tutkimuslähestymistapojen ja -menetelmien valintaan, sekä esittää ehdotuksia jatkotutkimusten aiheiksi.