Työn organisointi ja automatisointi
Salonen, Topi (2024)
2024
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024073124043
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024073124043
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoitus oli tehostaa omaa ja tiimin toimintaa yritykselle työskennellessä. Tavoitteena löytää ongelmakohtia työssä ja parantaa erityisesti kolmea osa aluetta: tiedon koostaminen, kommunikaation parantaminen ja ajankäytön hallinta.
Tietoperustana oli alan kirjallisuus sekä erinäiset verkkosivustot. Kehityksissä vahvasti mukana myös aiemmin käydyt verkkokoulutukset Microsoftin sovelluksiin.
Menetelmänä päiväkirjamuotoinen oman työn seuranta kymmenen viikon ajan. Jokaisesta viikosta tehdään alkuun viikkosuunnitelma, jossa annetaan viikolle esimerkiksi teema, jonka perusteella toimintaa ohjataan. Viikon aikana työn tapahtumia kirjataan päiväkirjamaisesti ylös. Viikon jälkeen tehdään viikko yhteenveto, jossa analysoidaan viikon tapahtumia syvällisemmin.
Itse päiväkirjamallista tiedon koostamista ei koettu hyödylliseksi, mutta viikkoanalyysit taas toivat paljon tehostusta ja pohdintaa, miten tilannetta työssä voisi parantaa.
Tavoitteiden toteutuminen:
Tiedon koostaminen:
Teimme tiimin kanssa pohjan, jolla uudet ohjeet lisätään. Vanhat ohjeet muunnetaan pienissä erissä uuteen malliin. Lisäksi alamme tutkia muita mahdollisuuksia tiedon koostamiseen ja jakamiseen, ensisijaisena vaihtoehtona Microsoft Loop sovellus.
Kommunikaation parantaminen:
Kymmenen viikon aikana ei saatu suoraan parannusta tiimin sisäiseen kommunikaatioon. Tutkimme kuitenkin vielä vaihtoehtoja kommunikaation parantamiseen ja perehdymme syvällisemmin Steven Reissin motivaatioprofiiliin liittyvään kirjallisuuteen.
Ajankäytön hallinta:
Tähän saatiin suurin hyöty. Alamme kirjoittaa kaikki tehtävät asiat ylös, jonka jälkeen ne analysoidaan. Analysoinnin jälkeen tehtävät voidaan jakaa pienempiin osiin, tai kirjata helpommin luettavaan muotoon Micosoft To Do sovellukseen. MS To Do sovelluksessa tehtävät voidaan jakaa ajankäytön mukaan eri kategorioihin, josta niitä on helppo suorittaa pitkin päivää sen mukaan, miten on aikaa tarjolla
Tietoperustana oli alan kirjallisuus sekä erinäiset verkkosivustot. Kehityksissä vahvasti mukana myös aiemmin käydyt verkkokoulutukset Microsoftin sovelluksiin.
Menetelmänä päiväkirjamuotoinen oman työn seuranta kymmenen viikon ajan. Jokaisesta viikosta tehdään alkuun viikkosuunnitelma, jossa annetaan viikolle esimerkiksi teema, jonka perusteella toimintaa ohjataan. Viikon aikana työn tapahtumia kirjataan päiväkirjamaisesti ylös. Viikon jälkeen tehdään viikko yhteenveto, jossa analysoidaan viikon tapahtumia syvällisemmin.
Itse päiväkirjamallista tiedon koostamista ei koettu hyödylliseksi, mutta viikkoanalyysit taas toivat paljon tehostusta ja pohdintaa, miten tilannetta työssä voisi parantaa.
Tavoitteiden toteutuminen:
Tiedon koostaminen:
Teimme tiimin kanssa pohjan, jolla uudet ohjeet lisätään. Vanhat ohjeet muunnetaan pienissä erissä uuteen malliin. Lisäksi alamme tutkia muita mahdollisuuksia tiedon koostamiseen ja jakamiseen, ensisijaisena vaihtoehtona Microsoft Loop sovellus.
Kommunikaation parantaminen:
Kymmenen viikon aikana ei saatu suoraan parannusta tiimin sisäiseen kommunikaatioon. Tutkimme kuitenkin vielä vaihtoehtoja kommunikaation parantamiseen ja perehdymme syvällisemmin Steven Reissin motivaatioprofiiliin liittyvään kirjallisuuteen.
Ajankäytön hallinta:
Tähän saatiin suurin hyöty. Alamme kirjoittaa kaikki tehtävät asiat ylös, jonka jälkeen ne analysoidaan. Analysoinnin jälkeen tehtävät voidaan jakaa pienempiin osiin, tai kirjata helpommin luettavaan muotoon Micosoft To Do sovellukseen. MS To Do sovelluksessa tehtävät voidaan jakaa ajankäytön mukaan eri kategorioihin, josta niitä on helppo suorittaa pitkin päivää sen mukaan, miten on aikaa tarjolla