Varhaiskasvatuspalveluiden laskuttajan työohje : kunnallisten varhaiskasvatuspalveluiden asiakaslaskutus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda toimeksiantajalle Monetra Oulu Oy:lle työohje varhaiskasvatuspalveluiden asiakasmaksujen laskutukseen. Varhaiskasvatuspalveluilla tarkoitetaan tässä tapauksessa kunnan järjestämiä varhaiskasvatuspalveluita. Tarkoituksena oli koota laskutusohjeet selkeäksi toimivaksi kokonaisuudeksi, jotta tarvittavan tiedon löytäminen onnistuisi jatkossa vaivattomasti ja nopeasti.

Tietoperusta koostettiin myyntilaskutusprosessin teoriasta ja varhaiskasvatuspalveluiden asiakasmaksuja koskevasta lainsäädännöstä. Raportissa käsitellään pääpiirteittäin, miten varhaiskasvatusmaksu määräytyy ja mitkä tekijät maksuun vaikuttavat. Tavoitteena oli luoda yleiskuva aiheesta lähteiden avulla ennen kehittämistehtävän toteuttamista.

Työohje kirjoitettiin toimeksiantajan toiveesta valmiiseen Word -pohjaan, jossa on valmiina muotoilut, sekä sisällysluettelo navigointia varten. Aikaisemmat ohjeet ja tekijän oma työkokemus olivat merkittävässä osassa ohjeen luomisprosessia. Useat aikaisemmista materiaaleista olivat laskuttajan työn ohessa keräämiä, joista jalostettiin uusia tarkempia ohjeita. Ohjeista tehtiin luettavampia käyttämällä tekstin lihavointia, korostevärejä sekä paljon kuvia, joihin lisättiin ympyröintejä ja nuolia osoittamaan tärkeitä kohtia.

Valmistunut työohje on noin 70 sivuinen. Ohjeista pyrittiin tekemään tiiviitä, mutta selkeitä ja lopullinen ohje kattaa työn kannalta olennaiset tehtävät. Laajuuteen vaikutti useamman ohjelman ohjeistuksien sisällyttäminen ja ohjekuvien määrä. Työohjeen tueksi luotiin kansio, joka sisältää muita työhön liittyviä tiedostoja, muun muassa lomakkeita ja tiedotteita. Työohje on salainen ja tarkoitettu ainoastaan laskuttajien käyttöön, joten sitä ei sisällytetty raporttiin. Se toimitettiin toimeksiantajayritykselle muokattavassa muodossa, jotta tulevaisuudessa ohjeistuksia voidaan päivittää ja muokata esimerkiksi järjestelmien päivityksen tai vaihdon yhteydessä.