Tietosuoja palkkahallinnossa : Ohjeistus henkilötietosuojasta palkanlaskijoille

Abstract

Tietosuojaa säätelevän lainsäädännön ja erilaisten aiheeseen liittyvien asetusten soveltaminen on välttämätöntä palkanlaskijoille, sillä työn luonteen vuoksi työntekijät käsittelevät päivittäin arkoja ja luottamuksellisia, tietosuojattavia henkilötietoja. Tästä syystä on tärkeää, että tietosuojasta ja tietojen oikeaoppisesta käsittelystä huolehditaan hyvin, ja että toimintaa ohjaavat säädökset ovat hallussa palkkahallinnon työntekijöillä. Suojaamalla henkilötietoja asianmukaisesti yritys vahvistaa omaa luotettavuuttaan, ja varmistaa yksilön oikeuksien ja yksityisyyden säilymisen asetusten mukaisesti. Tämä opinnäytetyö tarkastelee kohdeyrityksen palkkahallinnon työssä tarvittavan henkilötietosuojan hallintaa ja haasteita työntekijöiden näkökulmasta. Tarkoituksena oli selvittää, mitkä asiat ovat palkka-asiantuntijoiden mielestä sellaisia, joissa he kaipaavat päivitettyä ohjeistusta. Tavoitteena oli koostaa jokapäiväistä työtä tukeva henkilötietosuojaohjeistus työntekijöiden oman tarpeen pohjalta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena lomakehaastattelun muodossa. Aineisto kerättiin lomakekyselyllä, jossa pyrittiin selvittämään ohjeistuksen tarpeita sekä aiheita, mitä ohje tulee sisältämään. Kyselyyn oli vastaamassa seitsemän kohdeyrityksen palkkahallinnon työntekijää. Kyselyn tuottama aineisto analysoitiin sisällönanalyysilla, jonka avulla lomakehaastattelun aineistosta nostettiin esiin keskeiset teemat ja asiasisällöt. Kyselytulokset tukevat jo olemassa olevaa olettamusta. Henkilötietosuojaan liittyvät asiat eivät ole täysin selviä työntekijöille olemassa olevan ohjeistuksen myötä, ja nykyinen ohjeistus ei palvele työntekijöiden tarpeita tarpeeksi. Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että päivitetylle henkilötietosuojaohjeistukselle on tarvetta palkkahallinnossa. Tietosuoja-osaamisen ylläpitäminen vaatii säännöllistä kouluttamista työnantajan puolesta, ja ohjeiden päivityksiä viimeisimpiä säädöksiä vastaaviksi työnteon tueksi.