Palkanlaskennan laadun kehittäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee palkanlaskennan laadun kehittämistä kohdeyrityksessä. Toimeksiantaja on suomalainen tilitoimisto, mikä tarjoaa taloushallinnon palveluita asiakkaalleen. Työn keskeisinä tutkimuskysymyksinä toimivat ”Miten palkanlaskennan laatua voidaan kehittää kohdeyrityksessä?” ja ”Mitkä ovat yleisimpiä virheitä yrityksen palkanlaskennassa?”.

Työn teoriaosuudessa tarkastellaan palkanlaskennan prosessia ja sen eri osia. Lisäksi määritellään mitä prosessi ja sen kehittäminen tarkoittavat, sekä miten laatu määritellään eri lähteissä. Myös kohdeyrityksen esittely, sen palkanlaskentaprosessi sekä se, miten laadukas palkanlaskenta on pyritty varmistamaan, käydään läpi.

Työn aineistona toimi kuuden kuukauden ajalta saatu aineisto kohdeyrityksessä kirjatuista virheenkorjauksista. Yrityksellä on käytössään virhekoodisto, joten aineisto jaoteltiin aineistolähtöiseen luokitteluun perustuen koodeittain. Tämän jälkeen rakennettiin kuvaajia sekä taulukoita, joiden avulla saatiin tietoa siitä, millaisia virheitä laskennassa tapahtuu, ja miten niiden määrää voitaisiin vähentää.

Tuloksista saatiin selville, että eniten korjauksissa oli käytetty yrityksen virhekoodia 12. Sen tarkenteessa koodi määritellään yleisesti virheellisesti laskettuna palkkana. Toiseksi eniten oli kirjauksia ilman mitään koodia. Paljon oli kirjauksia myös koodeilla 1, 2 ja 8. Nämä koodit tarkoittavat virheitä lomien käsittelyssä, tulorekisterikorjauksia sekä virheitä integraatiossa tai ohjelma-asetuksissa.

Työn tuloksissa ja pohdinnassa on listattuna useita syitä tuloksille sekä analysoidaan sitä, miten virheiden määrää voitaisiin jatkossa vähentää ja näin parantaa palkanlaskennan laatua. Tuloksissa esitetään myös, että virheiden kirjaamistapaa voisi jatkossa muuttaa eri alustalle siten, että jatkossa se vaatisi aina koodin käyttöä. Myös virhedatan läpikäymistä tiimeittäin tai laskijakohtaisesti voitaisiin miettiä. Silloin on tärkeää säilyttää turvallinen työskentelyilmapiiri, missä jokainen uskaltaa kysyä apua ja näyttää sen, jos ei jotain osaa tai ymmärrä. Asiantuntijuutta pyritään jo nyt kehittämään usein eri tavoin kohdeyrityksessä. Siihen tulee kiinnittää myös jatkossa huomiota ja pyrkiä kehittämään sitä yksilöllisempään suuntaan.