Vaatimusmäärittelydokumentti osana järjestelmähankintaa : pienen infra-alan yrityksen taloushallintajärjestelmän digitalisointi

Abstract

Jokainen projekti ja työ lähtee liikkeelle jostakin esille nousseesta tarpeesta, ja suurella osalla meistä onkin tarpeelle myös omat odotuksemme sekä vaatimuksemme.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli pyrkiä tutkimaan, millainen on hyvä vaatimusmäärittely ja vaatimusmäärittelydokumentti, sekä luoda sellainen kehitystyönä kohdeyritykselle, heidän taloushallintojärjestelmänsä digitalisointi- sekä vaihtoprojektia. Työ toteutettiin ilman että työlle oli määritelty ohjelmistoa tai edes yhteistyökumppania. Tämä mahdollisti vaatimusten määrittelyn täysin liiketoimintalähtöisesti, eikä vaatimuksia ohjanneet minkään ohjelmiston toimintojen mahdollisuudet tai rajoitteet.

Vaatimusmäärittelydokumentin luonti edellytti perehtymistä projektin mutta myös IT-vaatimusmäärittelyyn, siihen vaikuttaviin prosesseihin, yritykseen ja sen liiketoimintaan sekä yrityksen sidosryhmien vaatimuksiin. Näitä käytiin läpi opinnäytetyön tietopohjaosiossa. Tietopohjassa hyödynnettiin laajasti alan kirjallisuutta, kun taas kehitystyössä hyödynnettiin paljon yrityksen johdolle suunnattua haastattelua, sekä sidosryhmiltä saatua tietoa.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi vaatimusmäärittelydokumentti, joka toimii yrityksen taloushallintojärjestelmän vaatimusten selkeyttäjänä ja kilpailutuksen perustana tulevassa hankinnassa.

Every project and work start from some emergent need that has arisen, and most of us have our own expectations and requirements.

The aim of this thesis was to try to investigate what a good requirement specification is, and to create one as a development work for the target company as part of the digitization and exchange project of their new financial management system. The work was carried out without defining the software or even a partner for the work. This allowed the requirements to be defined entirely business-driven, and the requirements were not guided by the possibilities or constraints of any software functions.

Creating a requirement definition document requires familiarization not only with the project, but also with the IT requirement specification, the processes affecting it, the company and its business, and the requirements of the company's stakeholders. These were discussed in the theory section of the thesis. The theoretical part made extensive use of literature in the field, while the development work made extensive use of interviews with the company's management and information received from the stakeholders.

The thesis resulted in a requirement definition document that will serve as clarification of the company´s financial management systems requirements and all so as basis for tendering in future procurement.