Ostolaskuprosessin kehittäminen kohdeyrityksessä : prosessikuvauksella ja automaation kartoituksella älykäs siirtymä uuteen järjestelmään

Abstract

Taloushallinnolla toimintona on pitkä historia. Sen perustarkoituksena on aina ollut tuottaa tietoa yrityksen taloudellisista tapahtumista erilaisten osaprosessien ja kirjausten kautta. Aikojen saatossa nämä kirjaukset ovat monimutkaistuneet ja prosesseja on pyritty tehostamaan digitalisaation tarjoamilla mahdollisuuksilla. Yksi työläimmistä taloushallinnon prosesseista on ostolaskuprosessi, joka myös useimmiten toteutetaan manuaalisesti ihmisten toimesta. Teknologian ja digitaalisuuden kehittyminen on tarjonnut helpotusta ostolaskuprosessin toteuttamiseen, kun prosessin eri vaiheissa voidaan hyödyntää automaatiota ja tekoälyä. Tämä on vapauttanut taloushallinnon ammattilaisten aikaa rutiininomaisista töistä ihmisten ajattelua vaativiin asiantuntijatehtäviin sekä vähentänyt inhimillisten virheiden määrää.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli määrittää kohdeyrityksen nykyinen ostolaskuprosessi ja tunnistaa eri vaiheiden ongelmakohtia. Tavoitteena oli luoda käytäntöjä manuaalisen työn vähentämiseen ostolaskuprosessin eri vaiheissa ja kartoittaa tekoälyn ja automaation hyödyntämisen mahdollisuuksia. Kohdeyrityksessä tiedostettiin, että nykyiseen ostolaskujärjestelmään ei voida toteuttaa suuria muutoksia, mutta automaation kartoitusta ostolaskuprosessin eri vaiheisiin tarvittiin, jotta ne voidaan huomioida uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirryttäessä. Koska tässä opinnäytetyössä haluttiin kehittää kohdeyrityksen olemassa olevaa ostolaskuprosessia, sopi tähän tarkoitukseen tutkimuksellinen kehittämistyö ja lähestymistapana tapaustutkimus, jossa tutkittavaa ilmiötä pyritään ymmärtämään mahdollisimman syvällisesti.

Aineistonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä, haastatteluja, dokumenttianalyysiä ja havainnointia. Tutkimustietoa saatiin myös yrityksen nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä. Aineistonkeruumenetelmien ja aineistonanalyysin avulla voitiin muodostaa selkeä kuva yrityksen nykyisestä ostolaskuprosessista, sekä tunnistaa sieltä vaiheita, jotka jatkossa voitaisiin automatisoida. Löydettiin myös vaiheita, joita pystyttiin tehostamaan pienin muutoksin olemassa oleviin toimintatapoihin nykyisessä ostolaskujärjestelmässä. Teoriaosuudessa kuvattiin taloushallintoa ja ostolaskuprosessia, sekä niiden kehitystä yhä älykkäämpään kokonaisuuteen.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tästä opinnäytetyöstä oli hyötyä kohdeyritykselle ja opinnäytetyössä esiin tulleita kehittämisehdotuksia on otettu käyttöön. Nykyisestä prosessista oli myös tunnistettavissa selkeitä kohtia, joissa automaation hyödyntäminen nopeuttaisi prosessia, ja jotka tullaan huomioimaan uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä. Automaation ja tekoälyn hyödyntämisen näkökulmasta jatkotutkimusta vaatisivat yhä sellaiset kohdeyrityksen ostolaskut, jotka perustuvat monimutkaisiin työ- ja materiaalitilauksiin.