Ohjelmistorobotiikan tuottavuushyödyt taloushallinnossa

Abstract

Taloushallinto on tunnetusti ohjelmistorobotiikalle hyvin soveltuva toiminta-alue. Monet taloushallinnon tehtävät ovat luonteeltaan rutiininomaisia, kuten tietojen syöttämistä tai siirtämistä järjestelmästä toiseen, tai raporttien muodostamista. Yksi näistä taloushallinnon rutiiniluonteisista tehtävistä on uusien toimittajien avaaminen toimittajatietokantaan. Meidän IT ja talous Oy:llä (käytetään myöhemmin vakiintunutta nimeä Meita) on otettu ohjelmistorobotiikka toimittaja-avauksissa käyttöön kahdella asiakkaalla tammikuussa 2023. Tämän opinnäytetyön aikana kartoitettiin toimittaja-avausrobotiikan laajentamista muille asiakkuuksille. Lisäksi tehtiin katsaus UiPath-järjestelmän toimittajien avaustekniikkaan, sekä tutkittiin, kannattaako toimittaja-avausrobotin toimintaan liittää neljä kertaa vuodessa tehtävä ennakkoperintärekisteritarkistus. Ohjelmistorobotiikalla saavutettavista kustannushyödyistä puhutaan paljon. Tässä opinnäytetyössä selvitettiin yleistä robotiikan käytön kannattavuutta, riskejä, hyötyjä ja haittoja, sekä automatisoitavien käyttökohteiden valintaa ja –perusteita.

Teoreettinen tieto koostuu ohjelmistorobotiikan perusteita käsittelevästä kirjallisuudesta, alan toimijoiden nettisivuista ja -artikkeleista. Laajempaa viitekehystä muodostamassa on käytetty tutkimuksia Suomesta ja Ruotsista digitalisaatiosta ja järjestelmärobotiikan käytöstä julkishallinnossa. Euromääräisen kannattavuuslaskennan lisäksi järjestelmärobotiikan käytön kannattavuutta on teoreettisesti lähestytty alan kirjallisuuden avulla eri näkökulmista, aineettoman- ja aineellisen hyödyn, sekä investoinnin takaisinmaksuajan kannalta.

Tuloksina havaittiin, että toimittaja-avausrobotiikan käyttöä ei ollut kannattavaa laajentaa suunnitellulle kohderyhmälle asiakkaita. Uusia avattavia toimittajia ei ollut kappalemääräisesti riittävästi robotiikkakuluihin nähden. Myös neljä kertaa vuodessa toimittajakantaan tehtävä ennakkoperintärekisteritarkistus oli liian kallis investointi, noin kymmenen vuoden takaisinmaksuajalla. Kun tarkasteltiin robotiikan kuluja, sekä hyötyjä ja haittoja, huomattiin, että automatisoitavien tehtävien valinnassa tulee käyttää hyvää harkintaa, ja ottaa huomioon yrityksen strategia sekä pidemmän aikavälin perspektiivi, jotta automatisoinnin hyödyt (muun muassa säästynyt työaika) eivät valu hukkaan. Lisäksi tehtävien automatisointi voi vaatia prosessien tarkastelua ja mahdollisesti uudelleen organisoimista, jotta robotiikan hyödyt realisoi-tuvat paremmin kokonaistoimintaan.